Πώς να γράψεις το σωστό “εκτός γραφείου” email

Πώς να γράψεις το σωστό “εκτός γραφείου” email για να κάνεις ξέγνοιαστος τις διακοπές σου, αλλά και για να μην μπορούν να σου πουν αυτοί που σε “ψάχνουν” σε καθημερινή βάση ότι δεν τους ενημέρωσες.

Οut-of-office μηνύματα τα αποκαλούν στο εξωτερικό και η αλήθεια είναι ότι τα τελευταία χρόνια είναι ο καλύτερος -και μοναδικός- τρόπος για να ενημερώσεις τους συνεργάτες σου ότι θα απουσιάζεις απ’ το γραφείο, αλλά και να τους ειδοποιήσεις να μην σε ενοχλούν όταν προσπαθείς να ξεκουραστείς στις διακοπές σου!

Πώς να γράψεις το σωστό “εκτός γραφείου” emailΓράψε τα βασικά

Το μήνυμά σου θα πρέπει να εξηγεί τους λόγους για τους οποίους θα είσαι εκτός γραφείου, πότε θα επιστρέψεις και κατά πόσο θα μπορείς ή όχι να απαντάς στα email σου. Για παράδειγμα το μήνυμα σου θα μπορούσε να γράφει: «Θα είμαι εκτός γραφείου απ’ τις 5 μέχρι τις 15 Αυγούστου. Δεν θα έχω ελέγχω το email μέσα σε αυτό το διάστημα, αλλά θα επικοινωνήσω μαζί σας το συντομότερο δυνατό μόλις επιστρέψω».

Δεν χρειάζεται να αναφέρεις γιατί θα λείπεις

Δεν είναι αναγκαίο να διευκρινίσεις τους λόγους για τους οποίους θα λείπεις απ’ το γραφείο, εάν για παράδειγμα είναι επειδή θα πας διακοπές ή έχεις άλλες υποχρεώσεις. Φυσικά, εάν θέλεις να το μοιραστείς αυτό μαζί τους, δεν υπάρχει κανένα απολύτως πρόβλημα, απλά μην αναλύσεις πού, γιατί και πώς θα κάνεις διακοπές με την οικογένεια σου, τον σύντροφό σου ή τους φίλους σου.

Unsplash/Manny PantojaΣημείωσε εάν είσαι διαθέσιμος

Εάν ταξιδεύεις για επαγγελματικούς λόγους ή εάν μπορείς να δουλέψεις ακόμη και απ’ τον προορισμό των διακοπών σου, μπορείς να ενημερώσεις τους συνεργάτες σου για το πόσο διαθέσιμος είσαι. Τι σημαίνει αυτό; Σημαίνει ότι ναι μεν μπορείς να διαβάζεις και να απαντάς στα email σου, αλλά μπορεί να μην το κάνεις με την ίδια συχνότητα. Μπορεί να είσαι διαθέσιμος μόνο συγκεκριμένες ώρες, τις οποίες μπορείς να σημειώσεις στο μήνυμά σου ή να δέχεσαι και μερικά τηλεφωνήματα. Στη δεύτερη περίπτωση, μπορείς να προσθέσεις και ότι μπορούν να σε καλέσουν στο κινητό σου εάν χρειαστεί, και φυσικά να προσθέσεις τον αριθμό στο οποίο μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σου.

Μην ξέχασεις να το απενεργοποιήσεις όταν επιστρέψεις

Εάν οι συνάδελφοί σου λάβουν την αυτόματη απάντηση “εκτός γραφείου”  στις 20 Αυγούστου, ενώ το μήνυμα σου γράφει ότι θα επιστρέψεις στις 16 Αυγούστου, το πιθανότερο είναι ότι δεν θα σε λάβουν ποτέ ξανά στα σοβαρά ή ότι θα ανησυχήσουν για εσένα και θα νομίζουν ότι κάτι κακό σου συνέβη. Εντάξει, αστειευόμαστε, απλά καλό θα ήταν να μην το ξέχασεις ή να προγραμματίσεις την αυτόματη απάντηση να απενεργοποιηθεί μόνη της.

Unsplash/KirillΠώς να ρυθμίσεις τις αυτόματες απαντήσεις “εκτός γραφείου”Αυτόματες απαντήσεις απ’ το Outlook:

Για να ρυθμίσεις τις αυτόματες απαντήσεις “εκτός γραφείου” από το Outlook, υπάρχουν δύο τρόποι: Να επιλέξεις το Αρχείο και στη συνέχεια εάν βλέπεις το κουμπί Αυτόματες απαντήσεις, να ακολουθήσεις τα βήματα για ρύθμιση μιας αυτόματης απάντησης, ενώ εάν δεν βλέπεις το συγκεκριμένο κουμπί να ακολουθήσεις τα βήματα για χρήση κανόνων για αποστολή μηνύματος “εκτός γραφείου”.

Αναλυτικότερα:

Επίλεξε Αρχείο > Αυτόματες απαντήσεις.Στο πλαίσιο Αυτόματες απαντήσεις, επίλεξε την Αποστολή αυτόματων απαντήσεων, ενώ εάν δεν το βλέπεις χρησιμοποίησε το στοιχείο «Κανόνες και ειδοποιήσεις» για να ρυθμίσεις ένα μήνυμα “εκτός γραφείου”.Στην καρτέλα «Μέσα στην εταιρεία μου», γράψε την απάντηση που θέλεις να στέλνεται στους συναδέλφους σου.Πάτα OK για να αποθηκεύσεις τις ρυθμίσεις.

Για να απενεργοποιήσεις την αυτόματη απάντηση:

Μόλις το Outlook ρυθμιστεί για την αποστολή αυτόματων απαντήσεων, θα δεις ένα μήνυμα κάτω από την κορδέλα με αυτές τις πληροφορίες. Εκεί θα βρεις και την Απενεργοποίηση για να απενεργοποιήσεις τις αυτόματες απαντήσεις.

Αυτόματες απαντήσεις απ’ το Gmail:

Για να ρυθμίσεις τις αυτόματες απαντήσεις απ’ το Gmail, θα πρέπει να ανοίξεις το email σου στον υπολογιστή και στη συνέχεια να ακολουθήσεις τα παρακάτω βήματα:

Κάνε κλικ επάνω δεξιά στις Ρυθμίσεις.Επίλεξε το κουμπί «Αυτόματη απάντηση».Επίλεξε Ενεργοποίηση αυτόματης απάντησης.Συμπλήρωσε το εύρος ημερομηνιών, το θέμα και το μήνυμα.Κάτω απ’ το μήνυμα σου, επίλεξε το πλαίσιο, εάν θέλεις να εμφανίζεται μόνο στις επαφές σου η αυτόματη απάντηση.Στο κάτω μέρος της σελίδας, κάνε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση αλλαγών.

Για να απενεργοποιήσεις την αυτόματη απάντηση:

Όταν είναι ενεργοποιημένη η αυτόματη απάντηση, θα βλέπεις ένα banner κατά μήκος της κορυφής των εισερχομένων, το οποίο είναι αυτό που εμφανίζει το θέμα της αυτόματης απάντησης. Για να την απενεργοποιήσεις, επίλεξε το κουμπί Τερματισμός τώρα.

Photo: Unsplash/CoWomen

Το άρθρο Πώς να γράψεις το σωστό “εκτός γραφείου” email εμφανίζεται στο iPop.