Document Management, εδώ και τώρα

Σε έναν συνεχώς αναπτυσσόμενο «ηλεκτρονικό» κόσμο οι επαγγελματίες της διαχείρισης εγγράφων πρέπει να καταγράφουν ανά πάσα στιγμή τι γίνεται με τα υπάρχοντα έγγραφα, ώστε οι επιχειρησιακοί χρήστες να έχουν πλήρη πρόσβαση στις εταιρικές πληροφορίες.

Οι οργανισμοί μπορεί να νομίζουν ότι διαθέτουν, ήδη, μια αποτελεσματική στρατηγική διαχείρισης των εγγράφων τους (DM, Document Management), αλλά, συχνά, αυτό δεν ισχύει. Συχνά, μένουν προσκολλημένοι σε παλαιωμένες τακτικές, όπου τα έγγραφα συγκεντρώνονταν για έλεγχο «χειρωνακτικά». Αυτή η προσέγγιση, ωστόσο, δεν συνάδει με τις επιταγές του ηλεκτρονικού μας κόσμου.

Οταν ένας οργανισμός εξετάζει τη δυνατότητα επένδυσης ή την ανάπτυξη μιας στρατηγικής για την ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, θα πρέπει να δει πώς μπορεί να παντρέψει το παλιό με το καινούργιο, προσφέροντας στους χρήστες άμεση πρόσβαση στις πληροφορίες.

Προσεκτική εξέταση των διαδικασιών διαχείρισης των πληροφοριών. Ενας τρόπος για να βελτιωθούν οι διαδικασίες συλλογής εγγράφων και οι εργασίες διαχείρισής τους είναι να εξεταστούν προσεκτικά οι εταιρικές διαδικασίες και απαιτήσεις για το χειρισμό σημαντικών επιχειρηματικών πληροφοριών, σε κάθε βήμα του κύκλου ζωής των πληροφοριών.

Κατ' αυτόν τον τρόπο ο οργανισμός βοηθιέται, ώστε να «εγκαθιδρύσει» πιο ευέλικτες διαδικασίες στη διαχείριση των εγγράφων - τονίζεται ότι τα διαφορετικά σενάρια μπορεί να ενεργοποιήσουν μία ποικιλία δράσεων διαχείρισης εγγράφων. Επιπλέον, τα μεμονωμένα στάδια μπορεί να έχουν ιδιαίτερες απαιτήσεις πρόσβασης και αποθήκευσης των εγγράφων. Εφόσον οι εσωτερικές διαδικασίες έχουν εξεταστεί, είναι πλέον πολύ πιο εύκολο να δημιουργηθεί μια στρατηγική ροή εργασίας για τα έγγραφα αυτά και να επιλεχθεί ένα λογισμικό συλλογής τους που ταιριάζει απόλυτα με τις εταιρικές ανάγκες.

Καταργήστε τη χρήση χαρτιού, όπου αυτό είναι δυνατόν. Για να βελτιώσουμε τις διαδικασίες συλλογής των εγγράφων, η κατάργηση των εντύπων αποτελεί τη Νο 1 προτεραιότητα. Ενα ακόμη σημαντικό βήμα είναι οι δυνατότητες επικύρωσης των δεδομένων για ηλεκτρονικά έγγραφα και αρχεία, ώστε να παρέχεται απρόσκοπτη ενσωμάτωση με back-end συστήματα αποθήκευσης και εφαρμογές.

Καταχωρήστε σε καταλόγους τα έντυπα έγγραφα που διαθέτετε. Η μετάβαση σε ένα paperless περιβάλλον δυστυχώς δεν είναι πραγματοποιήσιμη για τους περισσότερους οργανισμούς. Οταν η χρήση έντυπων εγγράφων δεν μπορεί να καταργηθεί από τις επιχειρηματικές διαδικασίες, η στρατηγική αυτόματης διαχείρισής τους πρέπει να συμπεριλαμβάνει δυνατότητες καταχώρισής τους ανά περιεχόμενο, για λόγους εύκολης αναζήτησής τους, και να ενσωματώνει απαιτήσεις διατήρησης αρχείων, ώστε τα έγγραφα που πλέον δεν χρειάζονται να μπορούν να διαγραφούν την κατάλληλη στιγμή.

Ενα από τα μεγαλύτερα προβλήματα με τη συλλογή σήμερα είναι ότι δεν υπάρχουν αναθέσεις κράτησης και δημιουργούνται αρχεία που είναι ουσιαστικά «καταδικασμένα» να μην χρησιμοποιηθούν ποτέ.

Επίσης, προτείνεται οι οργανισμοί να εστιάσουν στη βελτίωση της συλλογής δεδομένων σε συνδυασμό με τη μείωση στη χρήση έντυπων εγγράφων. Ενα καλό παράδειγμα είναι τα time sheets, που πλέον μπορούν να συμπληρώνονται ηλεκτρονικά, παράγοντας όχι μόνο περισσότερα, αλλά και καλύτερης ποιότητας δεδομένα που μπορούν να συλλεχθούν από ένα σύστημα DM. Αυτό όχι μόνο εξαλείφει τη χρήση χαρτιού, αλλά βελτιώνει τη διαδικασία.

Συνέπεια και σταθερότητα.

Υπάρχουν περιθώρια βελτιώσεων στη διαδικασία συλλογής εγγράφων στοχεύοντας στη συνοχή του σχεδιασμού τους και στον τρόπο που οι πληροφορίες παρουσιάζονται στο σύστημα DM.

Εξετάστε την αποκεντρωμένη συλλογή εγγράφων.

Οι εταιρείες πρέπει να εξετάσουν προσεκτικά το πώς θέλουν να διαμορφώσουν τη διαδικασία συλλογής εγγράφων. Θα είναι συγκεντρωτική, όπως ένα «ψηφιακό ταχυδρομείο», ή θα χρησιμοποιείται μία πιο αποκεντρωτική προσέγγιση. Η προσέγγιση αυτή μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για οργανισμούς που είναι γεωγραφικά διάσπαρτοι, αν και άλλου τύπου οργανισμοί μπορούν επίσης να επωφεληθούν από αυτή.

Αλλωστε, είναι λογικό να συλλέγουμε τα έγγραφα και τις πληροφορίες που περιέχουν όσο νωρίτερα γίνεται, αφού ακόμη και τα περιφερειακά με πολλαπλές λειτουργίες μπορούν πλέον να ρυθμιστούν ενσωματώνοντας μία απλή ροή εργασίας που θα στείλει μία εικόνα σε μια πιο ισχυρή μηχανή συλλογής εγγράφων για περαιτέρω επεξεργασία.

Μην ξεχνάτε τις τεχνικές λεπτομέρειες.

Οι οργανισμοί δεν πρέπει να ξεχνούν τις τεχνικές λεπτομέρειες, όπως ποια μορφή εγγράφου είναι η καλύτερη για αποθήκευση. Ακόμη και αν καταλήξετε στη μορφή PDF, προτείνεται οι οργανισμοί να ξεκινήσουν με αρχεία TIFF, γιατί αυτή είναι η βασική μορφή που χρησιμοποιούν τα scanner και όποτε υπάρξει διαδικασία μετατροπής, σχεδόν πάντα, το έγγραφο θα μετατρέπεται σε TIFF.

Η συλλογή εγγράφων σε μορφή TIFF πρέπει να παρέχει την καλύτερη ποιότητα εικόνας και να ελαχιστοποιεί την υποβάθμιση του εγγράφου ή τα λάθη που μπορεί να προκύψουν, όταν η μορφή του αρχείου αλλάζει αργότερα. Επίσης, προτείνεται το σκανάρισμα των εγγράφων να γίνεται σε ανάλυση των 300dpi (dots per inch), καθώς έτσι καταλαμβάνει λιγότερο χώρο, διατηρώντας μια υψηλή ποιότητα.

Επιπλέον, τονίζεται η σημασία των δοκιμών σε δείγματα δεδομένων πριν ορίσουμε την τελική διαδικασία συλλογής των εγγράφων. Καλό θα είναι να δοκιμάσουμε αρκετά διαφορετικά δείγματα εγγράφων, ώστε να δούμε πoιο λειτουργεί καλύτερα κι έτσι να θέσουμε τις προσδοκίες που έχουμε από το σύστημα. Αν δεν κάνουμε αυτή τη διαδικασία εξαρχής, τα λάθη και οι παραλείψεις θα επιβραδύνουν την ανάπτυξη και εξέλιξη των διαδικασιών.

Η επιτυχία του συστήματος DM εξαρτάται από τη σωστή οπτική

Είναι ευρέως κατανοητό ότι η επιτυχής υιοθέτηση ενός συστήματος document management απαιτεί σωστή εφαρμογή των λειτουργιών καθ' όλη τη διαδικασία δημιουργίας και προστασίας των εγγράφων. Τα έγγραφα πρέπει, επίσης, να είναι διαθέσιμα σε οποιαδήποτε μορφή απαιτείται για να διανέμονται είτε ως email, είτε ως ηχητικά αρχεία, είτε σε κάποια άλλη μορφή.

Αυτό που συνήθως παραβλέπεται, ωστόσο, είναι η ανάγκη να γίνουν όλα αυτά με τρόπο τέτοιο που να μπορεί να διευκολύνει τους στόχους και τις ανάγκες του οργανισμού - όχι μόνο τώρα, αλλά και μελλοντικά και ως μέρος ενός ολοκληρωμένου προγράμματος διαχείρισης περιεχομένου.

Δεδομένης της συχνότητας που οι εταιρείες κάνουν εξαγορές, γίνεται αντιληπτό ότι ένας οργανισμός μπορεί να εξαγοράσει έναν άλλον ή να εξαγοραστεί ο ίδιος. Και όταν αυτό συμβεί, το σύστημα DM που χρησιμοποιείται - αν φυσικά υπάρχει - πιθανόν να αποδειχτεί ανεπαρκές, καθώς δεν έχει σχεδιαστεί με την προοπτική να εξυπηρετεί μια μεγαλύτερη εταιρεία.

Ενας από τους λόγους που συμβαίνει αυτό είναι ότι η «επεκτασιμότητα» μπορεί να προσδιοριστεί με πολλούς τρόπους, επομένως το θέμα αυτό πολύ πιθανό να αγνοηθεί εντελώς. Για πολλούς ανθρώπους, ο όρος αυτός απλά φανερώνει την ικανότητα του οργανισμού να παρέχει το σύστημα με περισσότερους servers και μνήμη αν ο φόρτος εργασίας προκαλέσει προβλήματα στην απόδοση.

Από τεχνολογικής άποψης, αυτό είναι ένα από τα σημαντικότερα χαρακτηριστικά. Και ακόμη και ο χρόνος απόκρισης - για να αναφέρουμε έναν παράγοντα σχετικό με την απόδοση - είναι κάτι στο οποίο οι επιχειρηματικοί χρήστες δείχνουν ευαισθησία, ενώ δεν αποτελεί σε καμία περίπτωση πρωταρχικό επιχειρηματικό παράγοντα.

Οι επιχειρηματικοί παράγοντες που επηρεάζουν την επεκτασιμότητα

Από τη σκοπιά της αντιμετώπισης των επιχειρηματικών αναγκών, η επεκτασιμότητα αφορά λιγότερο τα υλικά και περισσότερο τις εργασίες που γίνονται. Οι παράγοντες που σχετίζονται και που επηρεάζονται από αυτές τις εργασίες είναι πιο σημαντικοί για την επιχείρηση. Θα επεκταθούν και θα συμβαδίσουν, τελικά, με τις αλλαγές στην ίδια την επιχείρηση. Και επειδή θα επηρεάσουν το φόρτο που θα βαραίνει το σύστημα DM, το σύστημα αυτό πρέπει να μπορεί να «αυξομειώνει» το μέγεθός του ανάλογα με το φόρτο εργασίας.

Αυτός ο τρόπος είναι αρκετά ξεκάθαρος, αλλά γρήγορα περιπλέκεται όταν πρέπει να προσδιοριστεί το πώς αυτός ο φόρτος εργασίας μετράται καλύτερα. Συνήθως, υπάρχουν τρεις τρόποι για να το προσεγγίσουμε:

Ποσοστικοποίηση του αριθμού των εγγράφων που διαχειρίζεται το σύστημα αυτή τη στιγμή και που αναμένεται να διαχειριστεί στο μέλλον.
Ποσοστικοποίηση του αριθμού των χρηστών που το σύστημα υποστηρίζει και που αναμένεται να υποστηρίξει στο μέλλον.
Ποσοστικοποίηση και προσδιορισμός των τοποθεσιών που το σύστημα εξυπηρετεί και που αναμένεται να εξυπηρετήσει στο μέλλον.

Κάθε μία από αυτές τις προσεγγίσεις είναι πιθανόν να αλλάξει κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής του συστήματος DM και μπορεί να αποτελέσει σοβαρό πρόβλημα όταν, για παράδειγμα, το πλήθος των εγγράφων ή των χρηστών αυξάνεται πέρα από τις δυνατότητες του συστήματος. Η εύρεση ενός συστήματος με «ενσωματωμένη» επεκτασιμότητα θα παρέχει μία καλή προοπτική «μελλοντικής ασφάλισης» και η πρακτική οριοθέτηση του πεδίου εφαρμογής του γενικού πλαισίου και η επιλογή του πιο αποδοτικού συστήματος βρίσκεται στο κέντρο του ζητήματος της επεκτασιμότητας.

Τα βήματα που πρέπει να προσέξουμε στην πορεία

Η προετοιμασία για τη διαδικασία της επέκτασης πρέπει να περιλαμβάνει κάποιες βασικές ερευνητικές πρωτοβουλίες και κάποιους βασικούς υπολογισμούς για τον εντοπισμό και την εκτίμηση της επέκτασης που πρέπει να αναζητήσει ένας οργανισμός. Παρακάτω θα δούμε κάποια τέτοια παραδείγματα:

Τα έγγραφα που θέλετε να διαχειριστείτε πρέπει να προσδιοριστούν, να καταμετρηθούν και να κατηγοριοποιηθούν και ο προγραμματισμός τους να γίνει για το χρονικό διάστημα που το τωρινό ή το νέο σύστημα αναμένεται να χρησιμοποιηθεί. Οι παράγοντες που συνήθως πρέπει να ληφθούν υπόψιν είναι η ηλικία, ο τύπος, η συχνότητα χρήσης, αν τα έντυπα πρέπει να μετατραπούν σε ηλεκτρονική/ψηφιακή μορφή άμεσα ή αν μπορούν να μετατραπούν οποιαδήποτε στιγμή χρειαστεί.
Μια ανάλογη διαδικασία πρέπει να γίνει και με τους χρήστες του συστήματος, όχι μόνο αναφορικά με τον αριθμό του, αλλά και με το ρόλο του καθενός μέσα στον οργανισμό. Αυτό είναι σημαντικό γιατί κάποιοι θα δώσουν περισσότερη σημασία στην αμεσότητα και όχι στην ποιότητα του εγγράφου, ενώ άλλοι μπορεί να το αντιμετωπίσουν διαφορετικά.
Οι γεωγραφικές απαιτήσεις πρέπει επίσης να ληφθούν υπόψιν όταν αφορά ένα σύστημα που παρέχει πρόσβαση σε χρήστες από το σπίτι τους ή από φορητές συσκευές και επομένως θα χρειαστούν διαφορετικές παραμέτρους ασφαλείας και ευελιξίας απ' ότι αν χρησιμοποιούσαν ένα κεντρικό σύστημα που επιτρέπει την πρόσβαση μόνο από τα γραφεία τους. Επίσης, τα νομικά συστήματα διαφοροποιούνται ανά τον κόσμο, σχετικά με το πού πρέπει να αποθηκεύονται οι βάσεις δεδομένων που περιέχουν προσωπικά δεδομένα, επομένως αν μιλάμε για μία πολυεθνική εταιρεία θα πρέπει να επιλεγεί ένα σύστημα που μπορεί να υποστηρίξει servers που βρίσκονται σε διαφορετικές χώρες ακόμη και αν οι λειτουργίες τους διεξάγονται από ένα μόνο κεντρικό γραφείο. Αν αυτές οι εργασίες διεξαχθούν σωστά το αποτελέσματα θα είναι μια σχετικά ξεκάθαρη εικόνα των απαιτήσεων επεκτασιμότητας του συστήματος DM. Ιδανικά, αυτές οι εργασίες θα γίνουν πριν καταλήξουμε σε έναν πάροχο, ώστε να βεβαιωθούμε ότι οι προτάσεις που έχουμε τελικά θα καταφέρουν να ικανοποιήσουν τις ανάγκες του οργανισμού.

Εν κατακλείδι

Εφόσον εφαρμοσθεί πλήρως ένα σύστημα document management θα αρχίσουν σταδιακά να εμφανίζονται τα πρώτα οφέλη - βελτιωμένες ροές εργασίας, άμεσα αποτελέσματα, ταχεία λήψη αποφάσεων και αύξηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων. Επιπλέον, βοηθάει τους εργαζομένους να βρουν εύκολα και γρήγορα τα έγγραφα που χρειάζονται όταν τα χρειάζονται και όλα αυτά χωρίς την ανάγκη για πολύπλοκα δομημένους φακέλους.

netweek.gr