Νέα πραγματικότητα δημιουργούν τα ηλεκτρονικά τιμολόγια και το mydata

Ενώ πλέον η πλειοψηφία των επιχειρήσεων τιμολογεί μέσω κάποιου μηχανογραφικού συστήματος, έχοντας εγκαταλείψει το χειρόγραφο τιμολόγιο, η ΑΑΔΕ υποχρεώνει από 1/1/2021 όλα τα παραστατικά να “ανεβαίνουν” ηλεκτρονικά στην πλατφόρμα myDATA, οδηγώντας τα λογιστήρια των επιχειρήσεων πιο κοντά στο επόμενο βήμα ψηφιακού τους μετασχηματισμού: την ηλεκτρονική τιμολόγηση.

Η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση δεν είναι κάτι νέο στην Ελλάδα. Για παράδειγμα, η εξειδικευμένη εταιρεία Retail-Link του ομίλου Entersoft, δραστηριοποιείται εδώ και 17 χρόνια στη λεγόμενη αγορά της εφοδιαστικής αλυσίδας, εφαρμόζοντας τις πιο oλοκληρωμένες λύσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Μέσα από την πλατφόρμα της εταιρείας “e-Τιμολόγησή μου”, διασυνδέονται καθημερινά πάνω από 55.000 εταιρείες σε 12 χώρες, ενώ διακινούνται περισσότερα από 18 εκατομμύρια παραστατικά ετησίως. Πρόσφατα μάλιστα η Retail-Link πιστοποιήθηκε από την ΑΑΔΕ ως πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Μόνο οι πιστοποιημένοι πάροχοι θα μπορούν στο εξής να παρέχουν λύσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Τα οφέλη για μία εταιρεία που θα υιοθετήσει λύση ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι πλέον αρκετά, αποδεδειγμένα και μετρήσιμα. Αρχικά μείωση κόστους τιμολόγησης κατά 60% περίπου και επιστροφή επί της επένδυσης (ROI) σε μόλις 2 μήνες. Συγκεκριμένα το κόστος για κάθε χάρτινο παραστατικό είναι περίπου 2-5 ευρώ, ενώ για το ηλεκτρονικό μόλις 0,10 ευρώ.

Επίσης ο διαχειριστικός μέσος χρόνος από 8-12 λεπτά, μειώνεται στα 1-2 λεπτά της ώρας. Παράλληλα, οι αυτοματοποιημένες διαδικασίες έκδοσης, αποστολής, έγκρισης και αρχειοθέτησης των παραστατικών, μειώνουν το χρόνο πληρωμής των τιμολογίων με θετικό αντίκρισμα στο cash flow.

Την ίδια στιγμή, οι φορολογικές αρχές δείχνουν την κατεύθυνση μέσω φορολογικών κινήτρων που περιγράφονται αναλυτικά στο άρθρο 71ΣΤ του νόμου Ν. 4172/2013 με τίτλο “Κίνητρα για την εφαρµογή της ηλεκτρονικής τιµολόγησης”, όπως φορολογικές διευκολύνσεις (μείωση κατά 2 έτη του χρόνου τήρησης βιβλίων και στοιχείων για λόγους φορολογικού ελέγχου, μείωση του χρόνου επιστροφής φόρου στις 45 μέρες) και επενδυτικές φοροαπαλλαγές (ολοσχερής απόσβεση αρχικής δαπάνης στο 1ο έτος).

Προφανώς όλη η διαδικασία τιμολόγησης όπως και τα σχετικά δεδομένα που ανταλλάσσονται ηλεκτρονικά, είναι εμπιστευτικά και χρήζουν της μέγιστης δυνατής ασφάλειας. Εταιρείες όπως η Retail-Link, εξασφαλίζουν την ασφάλεια αυτή μέσω πιστοποίησης ISO 27001, συμβάσεων εμπιστευτικότητας, καθώς και από τη χρήση διεθνώς αναγνωρισμένων προτύπων.Κρίσιμο είναι επίσης και κατά πόσο η εταιρεία που προσφέρει λύση Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, έχει απόλυτη γνώση αλλά και εμπλοκή στο σχεδιασμό αυτής της νέας “ψηφιακής γέφυρας” που χτίζεται μεταξύ κράτους-αγοράς. Η Retail-Link συμμετείχε από την αρχή στην κοινή ομάδα εργασίας του Συνδέσμου Επιχειρήσεων Πληροφορικής & Επικοινωνιών Ελλάδας (ΣΕΠΕ) με το υπουργείο Οικονομικών. Μέσα από αυτή τη διαδικασία επικοινωνούσε διαρκώς με την ομάδα ανάπτυξης της πλατφόρμας myDATA του Υπουργείου, τεστάροντας και προτείνοντας βελτιώσεις. Όλη αυτή η βαθιά γνώση των διαδικασιών σε τεχνικό και σε επιχειρηματικό επίπεδο, περνά στη συνέχεια στην ίδια την προσφερόμενη λύση Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης.

Τι γίνεται με τις εταιρείες που προμηθεύουν το Δημόσιο; Ευρωπαϊκή οδηγία από το 2014 καθορίζει το ευρωπαϊκό πρότυπο έκδοσης ηλεκτρονικών παραστατικών και μεταξύ εταιρειών και Δημοσίου. Το πρότυπο αυτό πιστοποιεί ο οργανισμός Peppol. Η Retail-Link συμμετείχε στο ευρωπαϊκό πρόγραμμα “Interoperable elnvoicing in Greece (GRinv) – [20I6-EL-IA-0130]” μαζί με Φορείς του Δημοσίου υπό την επίβλεψη του ΠΑ.ΠΕΙ. και πιστοποιήθηκε ως “Peppol Access Point” για την ηλεκτρονική τιμολόγηση με το Δημόσιο, ενώ ως μέλος του “OpenPEPPOLAuthority” παρακολουθεί στενά τις εξελίξεις στον τομέα, ώστε πάντα να συμμορφώνεται με τα νέα πρότυπα.

Πιθανόν κάποιοι συγχέουν το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο (e-invoice) με το ψηφιακό τιμολόγιο: Ψηφιακό τιμολόγιο μπορεί να είναι απλά ένα χάρτινο τιμολόγιο σε μορφή αρχείου PDF ή Word ή σε οποιαδήποτε άλλη μορφή που συνήθως αποστέλλεται με ένα απλό mail και δεν επιτρέπει την αυτόματη επεξεργασία των δεδομένων του και άρα την ελαχιστοποίηση του ανθρώπινου παράγοντα και κατ’ επέκταση των πιθανών λαθών. Αντίθετα, η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση είναι μια ολόκληρη διαδικασία: επιτρέπει την αυτόματη διαχείριση όλης της πορείας του παραστατικού αλλά και των δεδομένων του.

Θα μπορούσαμε να πούμε πως με την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση δεν ανταλλάσσονται απλά κάποια αρχεία (τιμολόγια), αλλά ένα σύνολο δεδομένων που μπορούν να αναγνωριστούν ηλεκτρονικά, να επεξεργαστούν, να κρυπτογραφηθούν, να αποσταλούν κ.λπ., ενώ παράλληλα, αντί της αδόμητης διαδικασίας ανταλλαγής mails επιβεβαίωσης-ενημέρωσης για την παραλαβή, την αποδοχή παραστατικών, την ενημέρωση της ΑΑΔΕ κ.λπ., ισχυρά διαδικτυακά διαχειριστικά εργαλεία μαζικής επεξεργασίας (portals) οργανώνουν και αυτοματοποιούν τη διαδικασία, ελαχιστοποιώντας χρόνο, κόστος και πιθανότητες ανθρώπινων λαθών. Χωρίς αυτό το πλαίσιο, η τιμολόγηση δεν είναι όπως πρέπει να είναι.

The post Νέα πραγματικότητα δημιουργούν τα ηλεκτρονικά τιμολόγια και το MyData appeared first on Fimotro.