6 email hacks που με βοηθούν να μην πανικοβάλλομαι κάθε φορά που ανοίγω το inbox μου

Πίστεψε με, θα σωθείς! 

Πάντα κινούμαι με 100 χλμ/ώρα, και το μυαλό μου με τουλάχιστον 200. Έχω 30 καρτέλες ανοιχτές στον υπολογιστή και διπλάσιες στο μυαλό μου, οι μισές παίζουν μουσική και οι άλλες μισές μου θυμίζουν κάτι που τελικά θα ξεχάσω (shoutout ADHD;). Έτσι ήμουν πάντα, αλλά μετά την αποφοίτησή μου, όταν βρέθηκα κατά τύχη σε μια πολύ corporate δουλειά, κατάλαβα γρήγορα πόσο σημαντική είναι η αποδοτικότητα, ειδικά όσον αφορά τα email. Βασικά, αν δεν μάθαινα πώς να ελέγχω το inbox

μου, αυτό θα με έλεγχε.

Μεταξύ του να κρατάω επαφή με emails πελατών, να αποκρούω spam και να προσπαθώ να ακούγομαι επαγγελματική, το inbox μου έμοιαζε με ένα δωμάτιο που ποτέ δεν μπορούσα να καθαρίσω πλήρως, όσο κι αν προσπαθούσα. Δοκίμασα κάθε πιθανή μέθοδο και σύστημα φακέλων, ακόμα και τη “σήμανση ως μη αναγνωσμένο και κάνε ότι δεν υπάρχει.” Τίποτα σχεδόν δεν δούλευε, και όλα ήταν χρονοβόρα (πολυτέλεια που δεν είχα). Όμως τελικά, μετά από πολλές δοκιμές και λάθη, ανακάλυψα μερικά κόλπα που με βοήθησαν να διαχειριστώ τόσο το inbox μου όσο και τη λογική μου.

Από τότε που τα εφάρμοσα, η παραγωγικότητα και η αυτοπεποίθησή μου στη δουλειά αυξήθηκαν και το άγχος μου για τα email μειώθηκε αισθητά. Πλέον περνάω λιγότερο χρόνο ψάχνοντας μηνύματα και περισσότερο χρόνο κάνοντας τη δουλειά που έχει πραγματικά σημασία. Οπότε, αν κι εσύ νιώθεις πως το inbox σου είναι ένα σκοτεινό, τρομακτικό μέρος, διάβασε τα παρακάτω email hacks. Πίστεψέ με, ο άγχος σου (και ο μελλοντικός σου εαυτός) θα με ευγνωμονούν.

1. Ρύθμισε καθυστέρηση αποστολής (delay-delivery)

Αν έβλεπες πόσο χάλια είναι η ορθογραφία και η γραμματική μου, δεν θα πίστευες ότι μιλάω καθημερινά με εταιρικά στελέχη. Δεν είμαι εντελώς χάλια (εντάξει, λίγο), απλώς πληκτρολογώ πολύ γρήγορα, πατάω "Αποστολή" πολύ σύντομα και καταλήγω με πολλά μικρολαθάκια. Όταν ανακάλυψα τη δυνατότητα "αναίρεσης αποστολής" στο email μου, ένιωσα λες και κέρδισα το λαχείο.

Αυτή η λειτουργία σου δίνει μια "περίοδο χάριτος", δηλαδή τη δυνατότητα να αναιρέσεις την αποστολή ενός email πριν αυτό φτάσει στον παραλήπτη. Πλέον έχω έξι πολύτιμα δευτερόλεπτα μετά την αποστολή για να εντοπίσω τυχόν λάθη και να το τραβήξω πίσω από την άβυσσο του “cloud”. Αυτή η απλή ρύθμιση με έχει σώσει από αμέτρητα "Oops, αυτό που ήθελα να πω ήταν..." follow-ups.

Αν χρησιμοποιείς Outlook, μπορείς να το ρυθμίσεις στα “Compose and Reply” settings. Αν χρησιμοποιείς Gmail, έχεις τύχη, είναι ήδη προρυθμισμένο με 5 δευτερόλεπτα καθυστέρηση. Μπορείς να το επεκτείνεις έως 30 δευτερόλεπτα μέσα από τις γενικές ρυθμίσεις.

2. Οργάνωσε έργα ή πελάτες με χρώμα

Δουλεύω με περίπου 15 πελάτες, καθένας με δικές του επαφές και συνεργάτες. Φυσικά, η παρακολούθηση όλων αυτών κάποτε μου προκαλούσε καθημερινό άγχος. Όσες οργανωτικές τεχνικές κι αν δοκίμασα, κατέληγα να ψάχνω email περισσότερο απ’ όσο πριν. Μέχρι που ανακάλυψα τις χρωματικές κατηγορίες (color categories) στο Outlook.

Πλέον, κάθε φορά που λαμβάνω email ή δημιουργώ meeting, το κατηγοριοποιώ με βάση τον πελάτη ή το project. Μετά, απλώς πλοηγούμαι στην αντίστοιχη κατηγορία και βλέπω τη συνολική εικόνα. Είμαι φαν των χρωματικών συστημάτων, αλλά ακόμα κι αν δεν είσαι, αυτό θα σε βοηθήσει να οργανώσεις καλύτερα τη ροή εργασίας.

Στο Outlook μπορείς να το ρυθμίσεις μέσω των tutorials που δείχνουν πώς να δημιουργείς κατηγορίες και να αναθέτεις emails και meetings. Στο Gmail μπορείς να χρησιμοποιήσεις labels, που λειτουργούν παρόμοια αλλά μόνο για emails.

3. Δημιούργησε κανόνες (rules) για αυτόματη ταξινόμηση

Αν σου αρέσει η ιδέα να ταξινομούνται αυτόματα τα emails σου (ανά αποστολέα, θέμα, ή ύπαρξη συνημμένων), αλλά δεν έχεις χρόνο ή διάθεση να το κάνεις χειροκίνητα, οι κανόνες (ή filters στο Gmail) είναι το απόλυτο κόλπο. Λειτουργούν σαν μικρά "τζίνι" του inbox, οργανώνουν τα πάντα στο παρασκήνιο. Εγώ προσωπικά τα χρησιμοποιώ για να αναθέτω αυτόματα emails σε χρωματικές κατηγορίες και να τα αρχειοθετώ. Δεν θα με δεις ποτέ να το κάνω χειροκίνητα ξανά.

Επιπλέον, στο Outlook μπορείς να κάνεις τα emails να εμφανίζονται με συγκεκριμένο χρώμα ανάλογα με τον αποστολέα ή το περιεχόμενο (λέγεται conditional formatting). Για παράδειγμα, emails από τον διευθυντή σου να είναι κόκκινα, ή όσα έχουν συνημμένα να είναι κίτρινα.

4. Χρησιμοποίησε templates για να χτίσεις τα emails σου

Όσο περισσότερο δουλεύω σε corporate περιβάλλον, τόσο περισσότερο πιστεύω πως "ο χρόνος είναι χρήμα". Περνάω ώρες απαντώντας τις ίδιες ερωτήσεις και σιχαίνομαι να γράφω τα ίδια emails ξανά και ξανά. Όταν η πρώτη μου μέντορας στη δουλειά μου έδειξε τα email templates, ένιωσα ότι μου έσωσε ώρες πληκτρολόγησης.

Μπορείς να γράψεις ένα email, να το αποθηκεύσεις ως πρότυπο και να το επαναχρησιμοποιείς. Στο Outlook υπάρχει και η λειτουργία building blocks για αποθήκευση συχνών απαντήσεων ή κειμένων που προσθέτεις κατά βούληση. Στο Gmail, μπορείς να αποθηκεύσεις τα βασικά σου μπλοκ κειμένου σε σημειώσεις ή Google Doc. Τα templates είναι εύκολα και διατηρούν τα emails συνεπή.

5. Αυτόματη διαγραφή ανεπιθύμητων email

Δυστυχώς δεν μπορώ να σου μειώσω τα επαγγελματικά emails, αλλά μπορώ να σε βοηθήσω να καθαρίσεις τα υπόλοιπα. Το αγαπημένο μου hack είναι να φτιάξεις έναν φάκελο “Ίσως Σπαμ”. Δημιούργησα έναν κανόνα που μετακινεί αυτόματα όσα emails περιέχουν τη λέξη “unsubscribe” σε αυτόν τον φάκελο.

Γιατί; Γιατί το 99% αυτών είναι newsletters ή διαφημιστικά. Δεν τα διαγράφω, γιατί το 1% ίσως να έχει κάτι χρήσιμο. Έτσι, μένουν εκτός του κυρίως inbox και εγώ μπορώ να συγκεντρωθώ στα σημαντικά. Και το άγχος μου μειώθηκε σημαντικά.

6. Φτιάξε φάκελο “Yay!” για τα επιτεύγματά σου

Αυτό είναι το πιο εύκολο tip και ίσως το πιο αποδοτικό. Σε κάθε δουλειά φτιάχνω ένα φάκελο με τίτλο “Yay!” (νιώσε ελεύθερος/η να διαλέξεις πιο δημιουργικό όνομα). Εκεί αρχειοθετώ όλες τις επαγγελματικές νίκες μου: θετικά σχόλια, shoutouts, ευχαριστήρια emails κ.λπ.

Αν λάβεις θετικό feedback προφορικά, απλώς στείλε στον εαυτό σου ένα email με ημερομηνία, ποιος το είπε και τι είπε, και αποθήκευσέ το εκεί. Αυτός ο φάκελος έχει αποδειχθεί σωτήριος για performance reviews, αυξήσεις, και δύσκολες μέρες.

Ακόμα και όταν αλλάξεις δουλειά, αυτός ο φάκελος μπορεί να σε συνοδεύσει, δίνοντάς σου αυτοπεποίθηση και κίνητρο.