Ε.Αχτσιόγλου: Υπερωρίες με ένα SMS

Η δυνατότητα υποβολής του εντύπου Ε8 που αναφέρεται στην γνωστοποίηση της υπερωριακής απασχόλησης μέσω SMS για τον Ιούλιο και τον Αύγουστο, περιγράφεται σε απόφαση που υπέγραψε η υπουργός Εργασίας, Έφη Αχτσιόγλου. Η υποχρεωτική υποβολή του εν λόγω εντύπου ξεκινάει την 1η Σεπτεμβρίου.

Από την ίδια ημερομηνία παύει να υφίσταται η υποχρέωση (χειρόγραφης) τήρησης

Η απόφαση αφορά συνολικά τον επανακαθορισμό των όρων που διέπουν την ηλεκτρονική υποβολή εντύπων που αφορούν το ΣΕΠΕ και τον ΟΑΕΔ.
Ειδικότερα ορίζονται ποιοι εργοδότες οφείλουν να υποβάλλουν σχετικά έντυπα στο σύστημα Εργάνη. Επίσης, διευκρινίζεται ποια έντυπα (Ε3, Ε5, Ε6, Ε7) είναι αρμοδιότητας ΟΑΕΔ και ποια (Ε4, Ε8, Ε9, Ε10, Ε11) είναι αρμοδιότητας ΣΕΠΕ. Στην ίδια απόφαση, γίνεται συγκεκριμένη αναφορά στα τέσσερα έντυπα που πρέπει να υποβάλλονται ηλεκτρονικά από όσους είναι ωφελούμενοι στο σκέλος της πρακτικής άσκησης και της μαθητείας.
Πιο αναλυτικά, η απόφαση έχει ως εξής:

Άρθρο 1: Υποβολή στο Πληροφοριακό Σύστημα ΕΡΓΑΝΗ εντύπων αρμοδιότητας ΣΕΠΕ και ΟΑΕΔ Στο πεδίο εφαρμογής της απόφασης υπάγεται:
1.1 κάθε εργοδότης, συμπεριλαμβανομένων και όσων αναφέρονται στο «Μητρώο Δημοσίων Φορέων της Ελληνικής Διοίκησης» του Υπουργείου Διοικητικής Ανασυγκρότησης, ο οποίος απασχολεί εργαζομένους με σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου και
1.2 ο κατά περίπτωση υπόχρεος υποβολής των ειδικών εντύπων (Ε3.1, E3.2, E3.3 και Ε3.4) με την επιφύλαξη του άρθ. 13 της απόφασης.

Άρθρο 2: Υποβαλλόμενα έντυπα που αφορούν εργαζομένους Απαριθμούνται τα εννέα έντυπα που υποβάλλονται ηλεκτρονικά από κάθε εργοδότη που απασχολεί εργαζομένους με σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου:
Ε3 «Ενιαίο Έντυπο Αναγγελίας Πρόσληψης» (Ε3 Αναγγελία Πρόσληψης και Ε4 Συμπληρωματικός Πίνακας Προσωπικού Νέας Πρόσληψης)» για τις νέες προσλήψεις, το οποίο είναι έντυπο αρμοδιότητας ΟΑΕΔ ως προς τα πεδία του Ε3 και αρμοδιότητας ΣΕΠΕ ως προς τα πεδία του Ε4. Μετά την ολοκλήρωση της υποβολής του ενοποιημένου Ε3 στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, ο εξωτερικός χρήστης μεταβαίνει στο πεδίο «Καταστάσεις Προσωπικού» επιλέγοντας «Εκτύπωση Συμπληρωματικού Πρόσληψης από Ενιαίο Έντυπο Αναγγελίας Πρόσληψης». Μετά τη συμπλήρωση της ημερομηνίας υποβολής του εντύπου/εντύπων Ε3 (όταν έχουν πραγματοποιηθεί περισσότερες από μία προσλήψεις) στα «Κριτήρια αναζήτησης αναγγελιών» και την επιλογή «Αναζήτηση», εμφανίζονται στην οθόνη οι σχετικές καταχωρίσεις και πεδίο επιλογής «Εκτύπωση Συμπληρωματικού Πρόσληψης». Τα έντυπα Ε4 «Πίνακας προσωπικού», (νέο) Ε8 «Αναγγελία υπερεργασίας ή νόμιμης υπερωριακής απασχόλησης», Ε9 «Σύμβαση εργασίας μερικής απασχόλησης ή/και εκ περιτροπής εργασίας», Ε10 «Επιχειρησιακή Συλλογική Σύμβαση Εργασίας ή όμοια Διαιτητική Απόφαση» και Ε11 «Γνωστοποίηση στοιχείων ετήσιας κανονικής άδειας» είναι έντυπα αρμοδιότητας ΣΕΠΕ. Τα έντυπα Ε5 «Αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού», Ε6 «Καταγγελία σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου (με ή χωρίς προειδοποίηση)» και Ε7 «Βεβαίωση – Δήλωση εργοδότη για συμβάσεις ορισμένου χρόνου ή έργου» είναι έντυπα αρμοδιότητας ΟΑΕΔ. Τα έντυπα επισυνάπτονται στην απόφαση και συμπληρώνονται κατά την ηλεκτρονική υποβολή.
2.1: Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, κατόπιν αιτιολογημένης εισήγησης της ομάδας κεντρικής διαχείρισης του άρθ. 8, ο Ειδικός Γραμματέας του ΣΕΠΕ ή/και ο Διοικητής του ΟΑΕΔ μπορούν να εγκρίνουν, κατά περίπτωση, την άμεση προσαρμογή της ηλεκτρονικής φόρμας των εντύπων στις λειτουργικές απαιτήσεις των χρηστών του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ.

Άρθρο 3: Υποβαλλόμενα έντυπα που αφορούν ωφελουμένους/πρακτική άσκηση/μαθητεία Ακολουθούν τα τέσσερα ειδικά έντυπα που υποβάλλονται από τους υπόχρεους:
E3.1 «Αναγγελία έναρξης / μεταβολών απασχόλησης ωφελουμένου από προγράμματα κοινωφελούς χαρακτήρα» έντυπο αρμοδιότητας ΟΑΕΔ.

Ε3.2 «Αναγγελία έναρξης / μεταβολών θεωρητικής κατάρτισης από πάροχο κατάρτισης ωφελουμένου από συγχρηματοδοτούμενα ή χρηματοδοτούμενα από εθνικούς πόρους προγράμματα κατάρτισης ή προγράμματα απασχόλησης συνδυαζόμενα με κατάρτιση», έντυπο αρμοδιότητας της Ειδικής Υπηρεσίας «Επιτελική Δομή ΕΣΠΑ Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Κοινωνικής Αλληλεγγύης, Τομέας Απασχόλησης και Κοινωνικής Οικονομίας» (ΕΔ ΕΣΠΑ ΥΠΕΚΑΑ ΑπΚΟ).

Ε3.3 «Αναγγελία έναρξης / μεταβολών πρακτικής άσκησης σε εργοδότη ωφελουμένου από συγχρηματοδοτούμενα ή χρηματοδοτούμενα από εθνικούς πόρους προγράμματα απασχόλησης συνδυαζόμενα με κατάρτιση», έντυπο αρμοδιότητας της Ειδικής Υπηρεσίας «Επιτελική Δομή ΕΣΠΑ Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Κοινωνικής Αλληλεγγύης, Τομέας Απασχόλησης και Κοινωνικής Οικονομίας» (ΕΔ ΕΣΠΑ ΥΠΕΚΑΑ ΑπΚΟ). Η υποχρέωση υποβολής των εντύπων Ε3.2 και Ε3.3 αφορά συγκεκριμένα προγράμματα απασχόλησης (συγχρηματοδοτούμενα ή χρηματοδοτούμενα από εθνικούς πόρους) συνδυαζόμενα με κατάρτιση και όχι λοιπές περιπτώσεις πρακτικής άσκησης (πχ σπουδαστών ή φοιτητών).

E3.4 «Αναγγελία έναρξης / μεταβολών σύμβασης μαθητείας» το οποίο αφορά προγράμματα μαθητείας αρμοδιότητας ΟΑΕΔ και Υπουργείου Παιδείας Έρευνας και Θρησκευμάτων (ΥΠΠΕΘ) και όχι τις προαναφερθείσες (ενδεικτικές) περιπτώσεις πρακτικής άσκησης.

Άρθρο 4: Διαδικασία υποβολής εντύπων
4.1: Πρόσβαση στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ έχουν μόνο οι εργοδότες, οι οποίοι είναι εγγεγραμμένοι στα μητρώα εργοδοτών του Ενιαίου Φορέα Κοινωνικής Ασφάλισης (ΕΦΚΑ), χρησιμοποιώντας τον ίδιο συνδυασμό ονόματος και κωδικού χρήστη που έχουν στο ΟΠΣ ΕΦΚΑ.

4.2: Κάθε μεταβολή στοιχείων εργοδοτών, όπως αυτές ισχύουν και προσδιορίζονται κατά τις κείμενες διατάξεις, γνωστοποιούνται στον ΕΦΚΑ εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών.

4.3: Ο εργοδότης και οι λοιποί κατά περίπτωση υπόχρεοι υποβάλλουν τα έντυπα, επισυνάπτοντας τα αναγκαία έγγραφα που αποδεικνύουν τη νόμιμη πρόσβαση στην αγορά εργασίας (ενδεικτικά: άδεια διαμονής, βιβλιάριο εργασίας ανηλίκου), με τη χρήση ηλεκτρονικής μεθόδου επικοινωνίας, μέσω διαδικτύου, στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ακολουθώντας τις σχετικές οδηγίες που υπάρχουν σε αυτό.

4.4: Αφού ολοκληρωθεί η υποβολή του εντύπου στο σύστημα εκτυπώνεται αντίγραφο αυτού, αποδίδεται και αποτυπώνεται επί του εντύπου, αριθμός πρωτοκόλλου και ημερομηνία. Το αντίγραφο αποτελεί για τον εργοδότη και τον κατά περίπτωση υπόχρεο αποδεικτικό υποβολής το οποίο χρησιμοποιείται νομίμως. 4.5: Τονίζεται ιδιαίτερα, ότι υπόχρεος προς υποβολή του Ε3.2 είναι ο πάροχος κατάρτισης.

4.6: Κατά την υποβολή τoυ Ε3.2 επισυνάπτεται η σαρωμένη σύμβαση μεταξύ του ωφελουμένου από το πρόγραμμα, του παρόχου κατάρτισης και του εργοδότη-επιχείρησης πρακτικής άσκησης.

4.7: Κατά την υποβολή του E3.4 επισυνάπτεται η σαρωμένη σύμβαση μαθητείας μεταξύ του μαθητή, του σχολείου μαθητείας και του εργοδότη.

4.8: Στη φόρμα υποβολής των Ε3 και Ε4 υπάρχει πλέον (νέο) υποχρεωτικό πεδίο που αφορά τον αριθμό άδειας άσκησης επαγγελματικής δραστηριότητας για ειδικότητες συναφείς με:
α) συντήρηση, επισκευή και λειτουργία ηλεκτρολογικών εγκαταστάσεων,
β) χειρισμό μηχανημάτων τεχνικών έργων,
γ) εκτέλεση, συντήρηση, επισκευή και επιτήρηση της λειτουργίας μηχανολογικών εγκαταστάσεων σε βιομηχανίες και άλλες μονάδες,
δ) χειρισμό και την επιτήρηση ατμολεβήτων και
ε) εκτέλεση τεχνικού έργου και παροχή τεχνικής υπηρεσίας για εργασίες ηλεκτροσυγκόλλησης και οξυγονοκόλλησης.

4.9: Όταν η επιχείρηση ή εκμετάλλευση αλλάζει νόμιμο εκπρόσωπο, δεν απαιτείται η υποβολή συμπληρωματικού Ε4. Ωστόσο η υποχρέωση δήλωσης αλλαγής νομίμου εκπροσώπου εξακολουθεί να υφίσταται ενώπιον των Υπηρεσιών του ΕΦΚΑ σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις.

4.10: Το Ε4 (συμπληρωματικός ωραρίου και όχι ετήσιος πίνακας προσωπικού) μπορεί να υποβάλλεται και με αποστολή μηνύματος, μέσω κινητού τηλεφώνου, υπό την προϋπόθεση ότι ο εργοδότης έχει δηλώσει αριθμό κινητού τηλεφώνου ανά παράρτημα στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ. Ο εργοδότης ή τα εξουσιοδοτημένα από αυτόν πρόσωπα είναι αποκλειστικά υπεύθυνα για τη δήλωση του αριθμού κινητού τηλεφώνου, καθώς και για τη δήλωση τυχόν μεταβολής αυτού.

4.11: Όταν το Ε4 (συμπληρωματικός ωραρίου) υποβάλλεται με αποστολή μηνύματος, μέσω κινητού τηλεφώνου, ο αριθμός πρωτοκόλλου και η ημερομηνία υποβολής (τα οποία αποτελούν για τον εργοδότη αποδεικτικό υποβολής) αποστέλλονται επίσης, μέσω μηνύματος. Σε περίπτωση ανεπιτυχούς υποβολής, αποστέλλεται στο χρήστη σχετικό μήνυμα. Το Ε4 (συμπληρωματικός ωραρίου) θα μπορεί να υποβάλλεται μέσω κινητού τηλεφώνου από 1/10/2018 (βλ. παρακάτω 13.3).

4.12: Κατά την υποβολή του ετησίου Ε4 ο χρήστης συμπληρώνει προαιρετικά το έντυπο έρευνας ανίχνευσης αναγκών των επιχειρήσεων σε ειδικότητες και δεξιότητες. Η συμπλήρωση του εντύπου αυτού αποτελεί μια προσπάθεια ανίχνευσης των αναγκών του ιδιωτικού τομέα ώστε να συνδράμει σημαντικά στην ανάπτυξη της επαγγελματικής εκπαίδευσης, στη στοχευμένη κατάρτιση και στην ανάπτυξη του θεσμού της μαθητείας.

4.13: Η υποβολή του Ε5 ολοκληρώνεται όταν ο εργοδότης συμπληρώσει την ηλεκτρονική φόρμα, την εκτυπώσει και ακολούθως τεθούν ιδιόχειρες οι υπογραφές εργοδότη και εργαζομένου. Η διαδικασία ολοκληρώνεται με την υποβολή του επισυναπτόμενου αρχείου του σαρωμένου Ε5 με τις προαναφερόμενες υπογραφές.

4.14: Σε περίπτωση μη υπογραφής του Ε5 από τον εργαζόμενο, ο εργοδότης επισυνάπτει το αρχείο της σαρωμένης εξώδικης δήλωσης και της έκθεσης επίδοσης του δικαστικού επιμελητή.

4.15: Σε περίπτωση εθελούσιας εξόδου εργαζομένων υποβάλλεται το Ε5 με ομαδικό τρόπο καταχώρησης και εξατομικευμένο τρόπο υποβολής για κάθε έντυπο.

4.16: Ο εργοδότης συμπληρώνει τη φόρμα του Ε6, την εκτυπώνει και ακολούθως, αφού τεθούν ιδιοχείρως οι υπογραφές εργοδότη και εργαζομένου, ο εργοδότης ολοκληρώνει την υποβολή επισυνάπτοντας το αρχείο του σαρωμένου Ε6 με τις προαναφερθείσες υπογραφές.

4.17: Σε περίπτωση μη υπογραφής από τον εργαζόμενο του Ε6, ο εργοδότης επισυνάπτει το αρχείο της σαρωμένης εξώδικης δήλωσης και της έκθεσης επίδοσης του δικαστικού επιμελητή.

4.18: Το (νέο) Ε8 μπορεί να υποβάλλεται και με αποστολή μηνύματος, μέσω κινητού τηλεφώνου, υπό την προϋπόθεση ότι ο εργοδότης έχει δηλώσει αριθμό κινητού τηλεφώνου ανά παράρτημα στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ. Ο εργοδότης ή τα εξουσιοδοτημένα από αυτόν πρόσωπα είναι αποκλειστικά υπεύθυνα για τη δήλωση του αριθμού κινητού τηλεφώνου, καθώς και για τη δήλωση τυχόν μεταβολής αυτού.

4.19: Όταν το (νέο) Ε8 υποβάλλεται με αποστολή μηνύματος, μέσω κινητού τηλεφώνου, ο αριθμός πρωτοκόλλου και η ημερομηνία υποβολής (τα οποία αποτελούν για τον εργοδότη αποδεικτικό υποβολής) αποστέλλονται επίσης με μήνυμα. Σε περίπτωση ανεπιτυχούς υποβολής, ο χρήστης λαμβάνει σχετικό μήνυμα. Το (νέο) Ε8 θα μπορεί να υποβάλλεται μέσω κινητού τηλεφώνου από 1/7/2018 (βλ. παρακάτω 13.4).

4.20: Για την ολοκλήρωση της υποβολής του Ε9 συνυποβάλλονται υποχρεωτικά, αφού πρώτα σαρωθούν και αποθηκευτούν σε αρχείο μορφής .pdf, τα έγγραφα:
α) των ατομικών συμβάσεων μερικής ή εκ περιτροπής απασχόλησης ή
β) της απόφασης του εργοδότη για μονομερή επιβολή συστήματος εκ περιτροπής εργασίας στο προσωπικό του αφού προηγουμένως έχουν τεθεί οι απαιτούμενες ιδιόχειρες υπογραφές. Όταν υποβάλλονται περισσότερες από μία ατομικές συμβάσεις, αυτές θα πρέπει να αποθηκεύονται μόνο σε ένα αρχείο.

4.21: Με το Ε10 υποβάλλονται μόνο οι Επιχειρησιακές Συλλογικές Συμβάσεις Εργασίας ή όμοιες Διαιτητικές Αποφάσεις που συνάπτονται μεταξύ των εκπροσώπων του εργοδότη και των αρμόδιων συνδικαλιστικών φορέων/εκπροσώπων των εργαζομένων (και όχι ατομικές συμβάσεις εργασίας) αφού προηγουμένως έχουν τεθεί ιδιοχείρως όλες οι απαραίτητες υπογραφές και τυχόν παραρτήματα ή/και πίνακες αυτών. Επειδή υπάρχει περιορισμός στο μέγεθος των αρχείων, συστήνεται η ανάλυση του σαρωτή να ρυθμίζεται στα 150dpi έως 200dpi και η σάρωση να μην είναι έγχρωμη.

4.22: Σε περίπτωση τυπικών σφαλμάτων ή/και ελλείψεων (ενδεικτικά: επισύναψη εσφαλμένου αρχείου, απουσία σελίδων, ξενόγλωσσο κείμενο, απουσία υπογραφών), η υποβολή του Ε10 δεν γίνεται αποδεκτή και αποστέλλεται σχετικό μήνυμα.

4.23: Στο Ε11 καταχωρούνται, σύμφωνα με την περίπτ. 3β της παρ. 2 της υποπαρ. IA.5. του ν. 4254/2014 (Α΄85) τον Ιανουάριο (1/1 έως 31/1) κάθε έτους, τα στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν την ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος και έχουν καταχωρισθεί στο ειδικό Βιβλίο Αδειών. Ως εκ τούτου στο έντυπο Ε11 γνωστοποιούνται μόνο τα ζητηθέντα στοιχεία από τις σχετικές καταχωρήσεις σύμφωνα με τις ισχύουσες νομοθετικές ρυθμίσεις για τη χορηγηθείσα άδεια και το επίδομα αδείας (Α.Ν. 539/45 ως ισχύει) στο βιβλίο αδειών, οι οποίες και μεταφέρονται στο ως άνω έντυπο. Σε περίπτωση πολλαπλών καταχωρήσεων για τον ίδιο εργαζόμενο στο βιβλίο αδειών (δηλ. στον ίδιο εργοδότη με περισσότερες από μία συμβάσεις), πραγματοποιείται μία συνολική εγγραφή στο Ε11 με άθροιση του «ΑΡΙΘΜΟΥ ΗΜΕΡΩΝ ΔΙΚΑΙΟΥΜΕΝΗΣ ΚΑΝΟΝΙΚΗΣ ΑΔΕΙΑΣ» και του «ΑΡΙΘΜΟΥ ΗΜΕΡΩΝ ΚΑΝΟΝΙΚΗΣ ΑΔΕΙΑΣ ΠΟΥ ΧΟΡΗΓΗΘΗΚΕ» και των «ΑΠΟΔΟΧΩΝ ΑΔΕΙΑΣ» και «ΕΠΙΔΟΜΑΤΟΣ ΑΔΕΙΑΣ». Στο πεδίο των παρατηρήσεων μπορεί να καταχωρείται κάθε σχετική πληροφορία που αφορά τον εργαζόμενο, τη χορηγηθείσα σε αυτόν άδεια και το σχετικό επίδομα αδείας.

4.24: Επισημαίνεται ότι η ορθότητα, η πληρότητα και η ακρίβεια των στοιχείων που περιλαμβάνονται στα πεδία των εντύπων και στα συνημμένα αρχεία καθώς και η τήρηση των διατάξεων σχετικά με την υπογραφή από εργοδότη, λοιπούς κατά περίπτωση υπόχρεους και εργαζόμενο, αποτελούν ευθύνη του εργοδότη ή του κατά περίπτωση υπόχρεου προς υποβολή στοιχείων ή των εξουσιοδοτημένων από αυτούς προσώπων.

4.25: Δεν είναι δυνατή η συμπλήρωση πεδίων που αφορούν μισθό ή το ημερομίσθιο για τις περιπτώσεις πλήρους απασχόλησης υπολειπομένου από το νομοθετημένο κατώτατο μισθό ή ημερομίσθιο.

4.26: Ομοίως, δεν είναι δυνατή η συμπλήρωση πεδίων που αφορούν αναλογία μισθού ή ημερομισθίου μερικής απασχόλησης ή εκ περιτροπής εργασίας, υπολειπομένου από την αντίστοιχη αναλογία μισθού ή ημερομισθίου βάσει του νομοθετημένου κατώτατου μισθού ή ημερομισθίου. Ειδικότερα, ο εργοδότης δεν μπορεί να εισάγει στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ μεικτές αποδοχές υπολειπόμενες των αποδοχών που προκύπτουν βάσει του τύπου της περίπτ. δ΄ της υπ’ αριθ. πρωτ. 41815/Δ.10.199/16-9-2016 εγκυκλίου. Όταν πρόκειται για εργατοτεχνίτες και εργαζομένους που αμείβονται και ασφαλίζονται βάσει κυμαινόμενων ανά μήνα αποδοχών, οι αποδοχές αυτές αφορούν μέσες (πλασματικές) μηνιαίες αποδοχές. Η καταβολή των δεδουλευμένων αποδοχών, των δώρων εορτών, του επιδόματος αδείας, κτλ για αυτούς τους εργαζομένους πραγματοποιείται βάσει του συστήματος αμοιβής με ημερομίσθιο. Το ύψος του συμφωνηθέντος ημερομισθίου και το γεγονός της καταβολής κυμαινόμενων ανά μήνα αποδοχών μπορεί, προαιρετικά, να καταγράφεται στο πεδίο παρατηρήσεων του Ε4. Στο ίδιο πεδίο μπορεί να καταγράφεται και κάθε άλλη χρήσιμη διευκρίνιση που αφορά τις αποδοχές, τον εργαζόμενο, την εργασιακή σχέση, κτλ.

4.27: Για την ολοκλήρωση της υποβολής των εντύπων του άρθ. 2 και 3 της παρούσας Υπουργικής απόφασης θα πρέπει να συνυποβάλλονται υποχρεωτικά τα νομιμοποιητικά έγγραφα σχετικά με τη νόμιμη πρόσβαση στην αγορά εργασίας, όπου αυτά απαιτούνται.

4.28: Μετά την ηλεκτρονική υποβολή των Ε3, Ε4, Ε5, Ε6, Ε7, Ε8, Ε9 και Ε11, διορθώσεις που αφορούν αυτά τα έντυπα δεν μπορούν να γίνονται με νέα ηλεκτρονική υποβολή.

4.29: Σχετικά με τα Ε3.1, Ε3.2, Ε3.3 και Ε3.4, διορθώσεις μπορούν να γίνονται με νέα υποβολή (των αντίστοιχων εντύπων της ορθής επανάληψης) και μόνο σε συγκεκριμένα πεδία τους (βλ. παρακάτω και 5.14).

4.30: Ειδικά τα Ε3, Ε4, Ε5, Ε6, Ε7, Ε8, Ε9 και Ε11 μπορούν να υποβάλλονται με ομαδικό τρόπο καταχώρισης και εξατομικευμένο τρόπο υποβολής για κάθε έντυπο. Καταχωρείται το σύνολο των στοιχείων του εντύπου. Υπάρχει η δυνατότητα να καταχωρούνται στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ περισσότερα έντυπα με ένα μόνο αρχείο σε μορφή .xml. Η καταχώριση των στοιχείων του αρχείου σε μορφή .xml πραγματοποιείται στη διαδρομή Βοηθητικά → Ομαδικές υποβολές → Εισαγωγή από αρχείο. Όταν το αρχείο σε μορφή .xml παράγεται από λογισμικό τρίτων, οι χρήστες – στην αρχική οθόνη – μπορούν να «κατεβάζουν» το σχήμα (*.xsd) του αρχείου για τα Ε3, E4, Ε5, Ε6, Ε7, Ε8, Ε9 και Ε11. Στην αρχική σελίδα του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ παρέχεται η δυνατότητα λήψης (download) μιας σειράς παραμετρικών τιμών για υπηρεσίες ΣΕΠΕ, ΟΑΕΔ, ΚΑΔ, ΔOY, κτλ στη διαδρομή «Λίστες Τιμών για Αρχείο *XML»

4.31: Τα προσωρινώς μη υποβληθέντα έντυπα διαγράφονται αυτόματα από το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ μετά την παρέλευση διμήνου από την υποβολή τους.

Άρθρο 5: Προθεσμίες
5.1: Κατά την υποβολή των εντύπων ισχύουν οι καθοριζόμενες από τις κείμενες διατάξεις προθεσμίες.

5.2: Επισημαίνεται πως το ενιαίο Ε3 υποβάλλεται το αργότερο την ίδια ημέρα της πρόσληψης και πάντως πριν από την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο. Οι νέοι εργοδότες, οι οποίοι προβαίνουν σε πρόσληψη για πρώτη φορά, και οι εργοδότες που ιδρύουν παραρτήματα με νέες προσλήψεις εργαζομένων, μπορούν να υποβάλλουν το Ε3 εντός τριών (3) εργασίμων ημερών από την απογραφή στην αρμόδια υπηρεσία του ΕΦΚΑ.

5.3-5.5: Το E3.1 υποβάλλεται υποχρεωτικά το αργότερο την ίδια ημέρα της έναρξης απασχόλησης του ωφελουμένου σε προγράμματα κοινωφελούς χαρακτήρα και πάντως πριν από την έναρξη του προγράμματος. Στην περίπτωση διακοπής του προγράμματος κοινωφελούς χαρακτήρα του ωφελουμένου πριν τη λήξη αυτού για οποιονδήποτε λόγο, ο επιβλέπων φορέας αναγγέλλει τη διακοπή εντός τεσσάρων εργασίμων ημερών από τότε που αυτή έλαβε χώρα. Σε περίπτωση αιτιολογημένης επιμήκυνσης του προγράμματος κοινωφελούς χαρακτήρα, ο επιβλέπων φορέας αναγγέλλει την επιμήκυνση τέσσερις εργάσιμες ημέρες πριν από τη λήξη του προγράμματος.

5.6: Σε περίπτωση αλλαγής εργοδότη για την πρακτική άσκηση του ωφελούμενου, ο πάροχος κατάρτισης συμπληρώνει το Ε3.2 με τα στοιχεία αλλαγής εργοδότη το αργότερο τέσσερις εργάσιμες ημέρες πριν από την επέλευση της μεταβολής.

5.7: Σε περίπτωση πρόωρης διακοπής του προγράμματος θεωρητικής κατάρτισης, ο πάροχος κατάρτισης συμπληρώνει το Ε3.2 με τα στοιχεία της διακοπής τέσσερις εργάσιμες ημέρες από τη διακοπή.

5.8: Τα Ε3.2 και Ε3.3 υποβάλλονται το αργότερο τέσσερις εργάσιμες ημέρες πριν από την έναρξη της θεωρητικής κατάρτισης ή πρακτικής άσκησης του ωφελουμένου. 5.9: Σε περίπτωση μεταφοράς ωφελουμένου σε άλλο παράρτημα της επιχείρησης, ο εργοδότης υποβάλλει το Ε3.3 με τα στοιχεία παραρτήματος εργοδότη το αργότερο τέσσερις εργάσιμες ημέρες πριν από τη μεταφορά.

5.10-5.11: Σε περίπτωση διακοπής ή λήξης πρακτικής άσκησης ωφελουμένου, ο εργοδότης αναγγέλλει τη διακοπή ή τη λήξη της το αργότερο τέσσερις εργάσιμες ημέρες από το αντίστοιχο γεγονός. Σε περίπτωση τροποποίησης ωραρίου ή οργάνωσης χρόνου πρακτικής άσκησης ωφελουμένου, ο εργοδότης υποβάλλει ηλεκτρονικά το Ε3.3 με τα μεταβληθέντα στοιχεία το αργότερο έως και την ίδια ημέρα τροποποίησης και σε κάθε περίπτωση πριν από την ανάληψη υπηρεσίας από τον ωφελούμενο.

5.12-5.13: Το E3.4 υποβάλλεται το αργότερο πριν από την έναρξη της μαθητείας. Σε περίπτωση διακοπής ή λήξης της μαθητείας, ο εργοδότης υποβάλλει το Ε3.4 το αργότερο τέσσερις εργάσιμες ημέρες από τη διακοπή ή τη λήξη.

5.14: Σε περίπτωση συμπλήρωσης εσφαλμένων στοιχείων στα πεδία των Ε3.1, Ε3.2, Ε3.3 και Ε3.4, ο κατά περίπτωση υπόχρεος υποβάλλει αμελλητί τα Ε3.1, Ε3.2 και Ε3.3 και Ε3.4 (ορθή επανάληψη) συμπληρωμένα με τα ορθά στοιχεία.

5.15: Το Ε4 υποβάλλεται μία φορά ετησίως κατά το διάστημα 1η Οκτωβρίου έως 31η Οκτωβρίου κάθε έτους.

5.16 Σε περίπτωση αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας, ο εργοδότης υποβάλλει το Ε4 συμπληρωμένο μόνο ως προς τα στοιχεία αλλαγής ή τροποποίησης το αργότερο έως και την ίδια ημέρα αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζομένους.

5.17 Σε περίπτωση μεταβολής των αποδοχών σε μόνιμη βάση, ο εργοδότης υποβάλλει το Ε4 συμπληρωμένο μόνο ως προς τα στοιχεία της μεταβολής των αποδοχών εντός 15 ημερών από τη μεταβολή. Αφορά τις μεταβολές των αποδοχών σε μόνιμη βάση (πχ αλλαγή μισθολογικού κλιμακίου) και όχι περιπτώσεις όπως λχ περικοπή αποδοχών λόγω συμμετοχής σε απεργία ή λόγω αδικαιολόγητης απουσίας. 5.18 Τα Ε5, Ε6 και Ε7 υποβάλλονται εντός τεσσάρων εργασίμων ημερών από το αντίστοιχο γεγονός. Ειδικότερα: Το Ε5 υποβάλλεται εντός τεσσάρων εργασίμων ημερών από την ημερομηνία της οικειοθελούς αποχώρησης. Όταν η εξώδικη δήλωση επιδίδεται, η αναγγελία γίνεται την επόμενη από την επίδοση εργάσιμη ημέρα. Στην περίπτωση της επίδοσης η προθεσμία δεν αυξάνεται αλλά παραμένει συνολικά τέσσερις εργάσιμες ημέρες. Το Ε6, με και χωρίς προειδοποίηση, υποβάλλεται εντός τεσσάρων εργασίμων ημερών από την κοινοποίηση της καταγγελίας στον απολυόμενο. Το Ε7 υποβάλλεται εντός τεσσάρων εργασίμων ημερών από τη λύση σύμβασης ορισμένου χρόνου.

5.19 Το Ε8 υποβάλλεται πριν από την έναρξη πραγματοποίησης της υπερεργασίας ή της νόμιμης υπερωριακής απασχόλησης. Στοιχεία που αφορούν την υπερεργασία ή τη νόμιμη υπερωριακή απασχόληση και έχουν καταχωριστεί σε επιτυχώς υποβληθέν έντυπο Ε8 μπορούν να τροποποιηθούν με νέα υποβολή πριν την πραγματοποίηση της αλλαγής.

5.20 Ως ημερομηνία υποβολής των εντύπων θεωρείται η ημερομηνία και ώρα επιτυχούς ηλεκτρονικής καταχώρισης αυτών στο σύστημα με αυτόματη απόδοση στον αποστολέα – εργοδότη μοναδικού αριθμού πρωτοκόλλου.

5.21 Σε περίπτωση παρέλευσης των προβλεπόμενων προθεσμιών, ηλεκτρονική υποβολή δεν είναι δυνατή, αλλά ακολουθείται η διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή/και του ΟΑΕΔ, με ανάλογη εφαρμογή των προβλεπόμενων κυρώσεων από την κείμενη νομοθεσία περί εκπρόθεσμης υποβολής των εντύπων του αρθ. 2 της απόφασης.

5.22 Ειδικά, στην περίπτωση παρέλευσης των προβλεπόμενων προθεσμιών για την υποβολή του Ε3 και Ε4 (Ενιαίο Έντυπο Αναγγελίας Πρόσληψης και Συμπληρωματικός Πίνακας Προσωπικού Νέας Πρόσληψης αντιστοίχως), η διαδικασία της κατάθεσης πραγματοποιείται με προσέλευση στις αρμόδιες Υπηρεσίες του ΣΕΠΕ, όπου υποβάλλονται σε έντυπη μορφή τα αντίστοιχα στοιχεία του Ε4, και του ΟΑΕΔ, όπου υποβάλλονται σε έντυπη μορφή τα αντίστοιχα στοιχεία του Ε3.

5.23 Όταν, λόγω τεχνικών προβλημάτων ή ανωτέρας βίας, διαπιστώνεται δυσλειτουργία του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, το ΣΕΠΕ και ο ΟΑΕΔ εκδίδουν οδηγίες προς τις περιφερειακές υπηρεσίες οι οποίες καθορίζουν, κατά περίπτωση, προθεσμίες υποβολής των εντύπων του άρθ. 2 και 3 της απόφασης, με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία, γνωστοποιώντας ταυτόχρονα, μέσω διαδικτύου, την ορισθείσα προθεσμία της ανωτέρω υποβολής. Οι σχετικές ανακοινώσεις αναρτώνται στην αρχική σελίδα του ιστοτόπου του ΠΣ Εργάνη και στις ιστοσελίδες του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Κοινωνικής Αλληλεγγύης (ΥΠΕΚΑΑ) και του ΟΑΕΔ.

Άρθρο 6: Καταγραφή ώρας έναρξης ελέγχου. Αφορά τη δυνατότητα που έχουν τα ελεγκτικά όργανα του ΣΕΠΕ, του ΟΑΕΔ και του ΕΦΚΑ να δηλώνουν την ώρα έναρξης του ελέγχου λαμβάνοντας αριθμό πρωτοκόλλου και ημερομηνία για τη δήλωση αυτή. Οι δηλώσεις αυτές είναι εμφανείς και στους ελεγχόμενους εργοδότες.

Άρθρο 7: Πρόσβαση και διαχείριση. Καθορίζονται τα δικαιώματα πρόσβασης υπηρεσιών του ΥΠΕΚΑΑ σε υποβληθέντα έντυπα και δεδομένα υποβολών, σύμφωνα με τη διαβάθμισή τους σε ομάδες και ρόλους χρηστών. Επίσης, καθορίζεται η πρόσβαση λοιπών υπηρεσιών (ΕΦΚΑ και εκτός ΥΠΕΚΑΑ) σε υποβληθέντα έντυπα και δεδομένα υποβολών εφαρμόζοντας το Πλαίσιο Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, όπως εκάστοτε ισχύει