Η Σφραγίδα της Χάγης (Apostille): Τι εξυπηρετεί και πότε δεν εφαρμόζεται. Προϋποθέσεις-Επαλήθευση-Ποιες Υπηρεσίες την χορηγούν. Ποια κράτη έχουν υπογράψει κ.ά.

Ορέστης Σεϊμένης-Αλεξάντρα Γεράγγελου

ΑΘΗΝΑ 21.11.2017

1. Η Σύμβαση της Χάγης γενικά:

Η Σύμβαση της Χάγης υπογράφτηκε την 5/10/1961
Με την Σύμβαση αυτή , καταργήθηκε η υποχρέωση διπλωματικής ή προξενικής επικύρωσης των αλλοδαπών δημόσιων εγγράφων. Η Σύμβαση αυτή εφαρμόζεται στα δημόσια έγγραφα που έχουν συνταχθεί στο έδαφος ενός συμβαλλόμενου Κράτους και πρέπει να προσαχθούν στο έδαφος του άλλου συμβαλλόμενου Κράτους. Σύμφωνα με το άρθρο 1 της Συμβάσεως αυτής, Χρησιμοποιείται γι αυτό η «ειδική» σφραγίδα (Apostille) με την επίθεση της Σφραγίδας

της Χάγης (Apostille, άρθρο 2), βεβαιώνεται η γνησιότητα της υπογραφής και η ιδιότητα με την οποία ενήργησε ο υπογράφων το έγγραφο και, ενδεχομένως η ταυτότητα της σφραγίδας ή του επισήματος που φέρει το έγγραφο. Η επισημείωση τίθεται πάνω στο ίδιο το έγγραφο ή σε πρόθεμα και οι σχετικές ενδείξεις που φέρει κάθε επισημείωση (δηλαδή ο αύξων αριθμός, η ημερομηνία επισημείωσης, το όνομα του υπογράφοντος το δημόσιο έγγραφο και η ιδιότητα με την οποία ενήργησε) καταχωρούνται σε βιβλίο ή ευρετήριο το οποίο οφείλει να τηρεί κάθε αρχή που ορίζεται αρμόδια να χορηγεί την επισημείωση (άρθρο 7).

2. Ποια θεωρούνται δημόσια έγγραφα:

Σύμφωνα με την Σύμβαση της Χάγης ως δημόσια έγγραφα θεωρούνται:
α) τα έγγραφα που προέρχονται από αρχή ή δημόσιο υπάλληλο δικαιοδοτικού οργάνου του Κράτους, συμπεριλαμβανομένων και των εγγράφων που προέρχονται από την εισαγγελική αρχή, δικαστικό γραμματέα ή δικαστικό επιμελητή,
β) τα διοικητικά έγγραφα,
γ) τα συμβολαιογραφικά έγγραφα,
δ) οι επίσημες βεβαιώσεις, όπως βεβαιώσεις καταχωρίσεως, θεωρήσεις για βέβαιη χρονολογία και επικυρώσεις υπογραφής που τίθενται σε ιδιωτικό έγγραφο.

3. Σε ποια έγγραφα δεν χρησιμοποιείται η σφραγίδα της Χάγης:

Η Σύμβαση δεν εφαρμόζεται:
α) στα έγγραφα που εκδόθηκαν από διπλωματικούς ή προξενικούς πράκτορες,
β) στα διοικητικά έγγραφα που σχετίζονται άμεσα με εμπορική ή τελωνειακές πράξεις.
γ) Από την 1η Ιουνίου 2014, υπάρχει απαλλαγή από την υποχρέωση επικύρωσης με την σφραγίδα της Χάγης, ή οποιασδήποτε ισοδύναμης διατύπωσης των πράξεων και των εγγράφων, που διακινούνται μεταξύ των συμβαλλόμενων κρατών και σχετίζονται
-με την προσωπική κατάσταση,
-με την ικανότητα
-ή την οικογενειακή κατάσταση
φυσικών προσώπων, την κατοικία ή την διαμονή τους, όποια και αν είναι η χρήση για την οποία προορίζονται, καθώς και οποιωνδήποτε άλλων πράξεων ή εγγράφων, που έχουν εκδοθεί για να χρησιμοποιηθούν ενόψει:
* της τέλεσης γάμου
* ή της σύνταξης μιας ληξιαρχικής πράξης.
Η τελευταία περίπτωση (γ) έχει επικυρωθεί και εφαρμόζεται από τις χώρες: Αυστρία, Ισπανία, Γαλλία, Ιταλία, Λουξεμβούργο, Ολλανδία, Πορτογαλία, Τουρκία, Πολωνία και Ελλάδα
(Δ6Δ 1092032 ΕΞ 2014 έγγραφο της Διεύθυνσης Οργάνωσης, με υπογραφή του Προϊσταμένου της Γενικής Διεύθυνσης Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και Ανθρώπινου Δυναμικού) (Άρθρο 2 παρ .7 του Ν. 4231/2014)
δ) Στην απαλλαγή αυτή εμπίπτουν και οι πράξεις ή τα έγγραφα που αφορούν
- στην φορολογική κατοικία
- ή διαμονή φυσικών προσώπων
και ως εκ τούτου δεν χρήζουν επικύρωσης με την Σφραγίδα της Χάγης (Apostille), με την προϋπόθεση όμως ότι θα φέρουν ημερομηνία και υπογραφή και, ενδεχομένως, την σφραγίδα της αρμόδιας Αρχής του κράτους που τα χορήγησε. (Δ. ΟΡΓ. Δ 1172275 ΕΞ 2017 της ΑΑΔΕ) (ΕΓΓΡΑΦΟ 35593/6.11.2017 της Διεύθυνσης Διοικητικής Υποστήριξης της Γενικής Διεύθυνσης Οικονομικών Υπηρεσιών και Διοικητικής Υποστήριξης του Υπουργείου Εσωτερικών)

4. Με ποιες προϋποθέσεις γίνονται δεκτά τα έγγραφα από το Κράτος που τα υποδέχεται χωρίς να φέρουν την σφραγίδα της Χάγης;

Η μοναδική προϋπόθεση, που τίθεται για την αποδοχή τους από το κάθε συμβαλλόμενο κράτος, είναι ότι πρέπει να φέρουν ημερομηνία και υπογραφή και, ενδεχομένως, την σφραγίδα της αρμόδιας για την έκδοση αρχής του κράτους που τα χορήγησε,

5. Ποιες «Υπηρεσίες» στην Ελλάδα έχουν αρμοδιότητα να χορηγούν το Apostille;

Κάθε Κράτος ορίζει τις αρχές στις οποίες παρέχεται η αρμοδιότητα να χορηγούν την επισημείωση (Apostille) της Σύμβασης της Χάγης. (Άρθρο 6 της Σύμβασης της Χάγης) (Ν.1497/1984 ΦΕΚ Α' 188/27.11.1984), «Κύρωση Σύμβασης που καταργεί την υποχρέωση επικύρωσης των αλλοδαπών δημοσίων εγγράφων».

6. Ποιες είναι οι αρμόδιες Υπηρεσίες στην Ελλάδα για την χορήγηση της Σφραγίδας επισημείωσης της Σύμβασης της Χάγης (Apostille);

Οι αρχές που χορηγούν την Επισηµείωση του άρθρου 3 της Σύµβασης της Χάγης είναι:

1. ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΜΕΝΕΣ ΔΙΟΙΚΗΣΕΙΣ

Εκεί γίνεται η επισημείωση των δημοσίων διοικητικών εγγράφων των δηµοσίων πολιτικών υπηρεσιών του νοµού που δεν περιέχονται στην αρµοδιότητα της αιρετής περιφέρειας, τα έγγραφα των νοµικών προσώπων του δηµοσίου δικαίου (Ν.Π.Δ.Δ.), και τα έγγραφα των οργανισµών τοπικής αυτοδιοίκησης πρώτου βαθµού και των ληξιαρχείων.

2. ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΕΣ

Εκεί γίνεται η επισημείωση των εγγράφων των υπηρεσιών της περιφέρειας.

3. ΠΡΩΤΟΔΙΚΕΙΑ

Επισηµειώνουν τα έγγραφα δικαστικής φύσεως Ν. 2503/1997, Ν. 1497/1984, Ν. 3852/2010 άρθρο 280, παρ.1

7. Πώς γίνεται η συμπλήρωση της επισημείωσης (Apostille);

● Συµπληρώνονται 10 αριθµηµένα-τυποποιηµένα πληροφοριακά στοιχεία:

APOSTILLE – ΕΠΙΣΗΜΕΙΩΣΗ
Convention de la Haye du 5 October 1961 - Σύμβαση της Χάγης της 5 Οκτωβρίου 1961
1. Χώρα / Pays.................................
Το παρόν δημόσιο έγγραφο / Le present act public
2. έχει υπογραφεί από / a ete signe par.................................
3. που ενήργησε με την ιδιότητα/agissant en qualite de...............
4. φέρει τη σφραγίδα / επίσημα / est revetu du sceau / timbre de..............
Η βεβαίωση χορηγείται / atteste
5. τόπος / a........................................
6. ημερομηνία / le .......................................
7. από / par .........................................................................................
8. με αριθμό / sous No .......................................................................
9. Σφραγίδα / επίσημα ……………………………..
10. Υπογραφή ……………………….Sceau / timbre Signature
Κάθε στοιχείο πρέπει να συµπληρώνεται στο βαθµό που είναι διαθέσιµη η σχετική πληροφορία. Κανένα στοιχείο δεν πρέπει να µείνει κενό, ενώ εάν κάποιο στοιχείο δεν ισχύει, θα πρέπει να αναγράφεται ως «µη εφαρµόσιµο».
● Γλώσσα των προστιθέµενων πληροφοριών
Η Αρµόδια Αρχή µπορεί να συµπληρώσει τα δέκα (10) αριθµηµένα τυποποιηµένα στοιχεία πληροφοριών στην αγγλική, τη γαλλική ή τη γλώσσα της Αρµόδιας Αρχής (εφόσον δεν είναι καµία από αυτές τις δύο) ή και σε άλλη γλώσσα. Γενικά ενθαρρύνεται η συµπλήρωση στα αγγλικά ή στα γαλλικά ώστε να διασφαλίζεται ότι η επισηµείωση έχει ισχύ στην αλλοδαπή. Ο τίτλος (Apostille, Convention de la Haye 5 Octobre 1961) πρέπει να αναφέρεται στην γαλλική γλώσσα.
● Πολλαπλά έγγραφα
Η επισηµείωση πιστοποιεί µόνο την γνησιότητα της υπογραφής/σφραγίδας ενός µόνο υπαλλήλου ή µιας αρχής. Συνεπώς, µία επισηµείωση δεν µπορεί να χορηγηθεί για πολλαπλά έγγραφα που συντάσσονται από διαφορετικούς υπαλλήλους. Για λόγους χρησιµότητας, ορισµένες Αρµόδιες Αρχές χορηγούν µία επισηµείωση για πολλαπλά έγγραφα που έχουν οµαδοποιηθεί, όπου το κάθε έγγραφο της δέσµης συντάσσεται από τον ίδιο υπάλληλο ή την ίδια αρχή.
● Υπογραφή: Η Σύµβαση δεν προσδιορίζει τον τρόπο µε τον οποίο πρέπει να υπογράφονται οι επισηµειώσεις. Στην πράξη, οι έντυπες επισηµειώσεις υπογράφονται χειρογράφως (φυσική/ χειρόγραφη υπογραφή) ή µε επίθεση σφραγίδας ή µε τεχνικά µέσα (προσοµοίωση υπογραφής) ή µε ηλεκτρονική υπογραφή, µε τη χρήση ψηφιακού πιστοποιητικού.
● Ηλεκτρονική Επισηµείωση (e-APP): Από τον Απρίλιο του 2006 έχει εκδοθεί εγχειρίδιο σχετικό µε την ηλεκτρονική σφραγίδα επισηµείωσης της Χάγης, το οποίο µετονοµάστηκε (e-Apostille).Από το 2012 άρχισε να εφαρµόζεται σταδιακά από αρκετά Κράτη µέλη της Σύµβασης. Το πρόγραμμα προσφέρει ασφάλεια, απλούστευση διαδικασιών και οικονοµία, σύµφωνα µε την Σύµβαση της Χάγης.
• Το ηλεκτρονικό πιλοτικό πρόγραµµα (e-App) αποτελείται από δύο διαφορετικές πλατφόρµες:
α). Την έκδοση ηλεκτρονικών Apostille χρησιµοποιώντας την τεχνολογία PDF ως προς την έκδοση και την υπογραφή µε την βοήθεια ενός ηλεκτρονικού πιστοποιητικού.
β). Δυνατότητα κάθε Αρµόδιας Αρχής να καταγράψει όλες τις επισηµειώσεις που αυτή εκδίδει, ανεξάρτητα αν αυτές έχουν εκδοθεί σε χαρτί ή σε ηλεκτρονική µορφή, σ έναν ηλεκτρονικό κατάλογο. με αυτόν τον τρόπο µια εκδούσα αρχή µπορεί να ελέγξει την προέλευση του σχετικού Apostille άλλης αρχής.
Το ηλεκτρονικό Apostille συµβάλλει αποτελεσµατικά στην λύση µελλοντικών προβληµάτων (όπως επισηµείωση ηλεκτρονικά εκδιδόµενων εγγράφων, κ.τ.λ.). Η χώρα µας δέχεται τα ηλεκτρονικά Apostille των Κρατών που τα εφαρµόζουν και δεν έχει εγείρει αντιρρήσεις σχετικά με αυτά.
με ποιο τρόπο το Κράτος υποδοχής του εγγράφου μπορεί να επαληθεύσει ότι είναι γνήσιο και χωρίς το Apostille:
Προβλέπεται διαδικασία επαλήθευσης από την αρχή της συμβαλλόμενης χώρας που παραλαμβάνει την πράξη ή το έγγραφο, όταν το κρίνει απαραίτητο, με την συμπλήρωση ενός πολύγλωσσου εντύπου, φωτοαντίγραφο του οποίου επίσης σας επισυνάπτουμε και αποστολή αυτού προς την εκδούσα αρχή, σύμφωνα με όσα ειδικότερα ορίζονται στις διατάξεις των άρθρων 3, 4 και 5 του νόμου 4231/2014.

8. Οι χώρες που έχουν υπογράψει την Σύμβαση της Χάγης για την επισημείωση των εγγράφων (Apostille) είναι οι παρακάτω:

Αγ. Μαρίνος
Αγ. Μαυρίκιος
Αζερμπαϊτζάν
Ανδόρα
Αντιγκούα και Μπαρμπούντα
Αργεντινή
Αρμενία
Αυστραλία
Αυστρία
Βέλγιο
Βενεζουέλα
Βοσνία-Ερζεγοβίνη
Βουλγαρία
Γαλλία
Γερμανία
Γρενάδα
Δανία
Δομινικανή Δημοκρατία
Ελβετία
Ελλάδα
Ελ Σαλβαντόρ
Εσθονία
Ηνωμένο Βασίλειο
Η.Π.Α
Ιαπωνία
Ινδία
Ιρλανδία
Ισημερινός
Ισλανδία
Iσπανία
Ισραήλ
Ιταλία
Καζακστάν
Κολομβία
Κροατία
Κορέα
Κύπρος (Δεν απαιτείται η επισημείωση της Χάγης στα έγγραφα που εκδίδονται από δημόσιες αρχές της Κυπριακής Δημοκρατίας όταν πρόκειται να χρησιμοποιηθούν στην Ελλάδα)
Λεσόθο
Λετονία
Λευκορωσία
Λιβερία
Λιχτενστάιν
Λιθουανία
Λουξεμβούργο
Μακάο
Μαλαουϊ
Μάλτα
Μεξικό
Μολδαβία
Μονακό
Μπαρμπάντος
Μπαχάμες
Μπελίζ Μποτσουάνα
Μπρουνέι Nταρουσαλάμ
Ν. Ζηλανδία
Ναμίμπια
Νησιά Κουκ
Νησιά Μάρσαλ
Νιούε
Νορβηγία
Νότιος Αφρική
Ολλανδία
Ονδούρα
Ουγγαρία
Ουκρανία
πρώην Γιουγκοσλαβική ∆ημοκρατία της Μακεδονίας (F.Y.R.O.M.)
Παναμάς
Πολωνία
Πορτογαλία
Ρουμανία
Ρωσία
Σαϊντ Κιτς και Νίβεις
Σαιντ Λούτσια
Σαμόα
Σερβία και Μαυροβούνιο
Σεϋχέλλες
Σλοβακία
Σλοβενία
Σουαζιλάνδη
Σουηδία
Σουρινάμ
Τόνγκα
Τουρκία
Τρίνινταντ και Τομπάγκο
Τσεχία
Φιλανδία
Φίτζι
Χονγκ-Κονγκ

ΣΗΜΕΙΩΣΗ:
1. Οι παραπάνω χώρες αναγνωρίζουν ως έγκυρα τα ελληνικά έγγραφα που φέρουν την επισημείωση της Χάγης (Apostille).
2. Όσες όμως χώρες δεν αναφέρονται παραπάνω, δεν αναγνωρίζουν ως έγκυρα τα ελληνικά έγγραφα που φέρουν την επισημείωση της Χάγης (Apostille) και η επικύρωση των εγγράφων που πρόκειται να χρησιμοποιηθούν στις χώρες αυτές θα πρέπει να γίνεται από την Προξενική Αρχή της κάθε χώρας στην Ελλάδα.
3. Επίσης, τα έγγραφα που θα χρησιμοποιηθούν στην Ελλάδα και που προέρχονται από χώρες που δεν αναφέρονται στον παραπάνω πίνακα, θα πρέπει να επικυρώνονται από την ελληνική Προξενική Αρχή που λειτουργεί στην χώρες αυτές.

AΠΟΣΠΑΣΜΑ ΑΠΟ ΤΟ ΒΙΒΛΙΟ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΠΟΛΙΤΕΣ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΤΩΝ ΤΡΙΤΩΝ ΧΩΡΩΝ του Ορέστη Σεϊμένη. Έκδοση 2012.