Προϋπολογισμός (budgeting): Το πιο αποτελεσματικό εργαλείο διοίκησης

Οι διαδικασίες εκσυγχρονισμού και αναδιοργάνωσης που γίνονται σε μια οικονομική μονάδα ώστε αυτή να παραμένει κερδοφόρα και ανταγωνιστική, είναι διαρκείς και επαναλαμβανόμενες.

Επειδή ο έλεγχος της αποτελεσματικότητας της λειτουργίας μιας επιχείρησης, προκύπτει από την ανάλυση των οικονομικών στοιχείων της, είναι απαραίτητη η κατάρτιση και διαρκής παρακολούθηση του προϋπολογισμού που βασίζεται στην χρήση ενός ορθολογικού συστήματος κοστολόγησης και μπορεί να περιλαμβάνει και τον ταμειακό προγραμματισμό .

Κατά κοινή πεποίθηση και ομολογία των ανθρώπων της αγοράς δύο είναι οι βασικοί

α) Παρέχει την απαραίτητη πληροφόρηση, στην διοίκηση, και στους υπεύθυνους μονάδων , μιας διεύθυνσης , ή και ενός τμήματος μιας οντότητας ή ενός οργανισμού για τις δαπάνες που έχουν εγκριθεί για να πραγματοποιηθούν στη χρήση (ο εγκεκριμένος) . Σε τακτά χρονικά διαστήματα παρέχονται και απολογιστικά στοιχεία που σε κάποιες περιπτώσεις θα οδηγήσουν σε αναθεώρηση κάποιων κονδυλίων του προϋπολογισμού.

Πρακτικά η πληροφόρηση που παρέχει ο απολογισμός συνοδεύεται και με αναλυτικότερα στοιχεία επιδόσεων αριθμοδείκτες κ. λ. π.

Με βάση τα στοιχεία αυτά αλλά και άλλα δεδομένα προσδιορίζονται οι προϋπολογιστικές ταμειακές ροές, οι ταμειακές ανάγκες για δανεισμό και όλα τα στοιχεία που συνθέτουν το επιχειρησιακό πλάνο μιας οντότητας. Πρόκειται για μια διαδικασία που όταν είναι πλήρης , περιλαμβάνει ένα σωρό από θέματα ενώ για την ορθή κατάρτιση ενός προϋπολογισμού απαιτείται μεταξύ άλλων , τεχνική κατάρτιση, γνώση του αντικείμενου της οντότητας και της αγοράς που η οντότητα δραστηριοποιείται, ιστορικά στοιχεία κ. α.

Η ορθή αποτύπωση του πλάνου δράσεως μιας επιχείρησης στην κατάρτιση ενός budget σε συνδυασμό με την εξέταση εναλλακτικών προτάσεων και λύσεων μπορούν να επιφέρουν σημαντικές μειώσεις στα κόστη , εντοπισμό και αποφυγή μελλοντικών κινδύνων και πολύ συχνά τον προσανατολισμό της επιχείρησης σε δραστηριότητες υψηλότερης κερδοφορίας

Τα θέματα αυτά είναι γνωστά σε μεγάλη μερίδα των συναδέλφων που ασχολούνται με την οικονομική ανάλυση και απασχολούνται κυρίως σε πολυεθνικές ή / και εισηγμένες οντότητες . Δεν είναι όμως το θέμα του παρόντος άρθρου οι τεχνικές κατάρτισης ενός budget αλλά η τεράστια χρησιμότητα του στην διοίκηση μιας οντότητας, που κατά την άποψή μας μπορεί να υποκαταστήσει και την διαδικασία αξιολόγησης του προσωπικού.

β) ως εργαλείο διοίκησης.

Μία πλήρης διαδικασία κατάρτισης και αναθεώρησης προϋπολογισμού είναι η πιο σημαντική και θα μπορούσε να είναι η μοναδική εσωτερική διαδικασία μιας οντότητας αφού είναι σχετική με όλες της τις δραστηριότητες . Μπορεί να εμπεριέχει και στοιχειώδεις διαδικασίες αγορών και πληρωμών .

Όταν όμως στις διαδικασίες κατάρτισης και αναθεώρησης του προϋπολογισμού εμπλέκονται όλο και περισσότεροι διευθυντές προϊστάμενοι υπεύθυνοι και σταδιακά αυτές γίνονται κτήμα σε όλο το προσωπικό , τότε όλοι συμβάλλουν στην διαμόρφωση των αποτελεσμάτων και της κερδοφορίας της οντότητας . Με τον τρόπο αυτό το εργαλείο πληροφόρησης που αναφέραμε στην (α) γίνεται και εργαλείο διοίκησης.

Η βασική αρχή ενός τέτοιου συστήματος είναι πως οι εμπλεκόμενοι στην διοίκηση διαχειρίζονται με δική τους πρωτοβουλία ένα μέρος των δαπανών που τους αναλογεί . Προκειμένου για εμπορικά τμήματα ως στόχος των υπευθύνων εκτός από την συγκράτηση των δαπανών ορίζεται και η πραγματοποίηση εσόδων. Στις δαπάνες που διαχειρίζονται οι υπεύθυνοι τμημάτων περιλαμβάνονται και οι αποδοχές των ιδίων και των υφισταμένων τους.

Περαιτέρω βέβαια εκτός από τον βασικό στόχο που είναι η ομαλή υλοποίηση του προϋπολογισμού στην πορεία προκύπτουν και άλλοι στόχοι ,διαφορετικοί για κάθε τμήμα , που μπορεί και να μην σχετίζονται άμεσα με οικονομικά μεγέθη. ( μη χρηματοοικονομικοί δείκτες.)

Οι στόχοι που διαμορφώνονται, στην πορεία του χρόνου γίνονται ολοένα και πιο ρεαλιστικοί αφού τα στελέχη αποκτούν εμπειρία και διαμορφώνονται και ιστορικά στοιχεία , στοιχεία εποχικότητας κ. λ .π. Σε ότι αφορά τις αποκλίσεις από τους στόχους είτε προς τα πάνω είτε προς τα κάτω αυτές χαρακτηρίζονται ως μόνιμες ή προσωρινές και επιπλέον εξετάζεται αν οφείλονται σε τυχαία περιστατικά ή είναι αποτέλεσμα εργατικότητας, ορθών αποφάσεων και διαχείρισης.

Αυτό όπως που είναι εντυπωσιακό είναι πως όταν υπάρχει σε μια οντότητα η διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμών με εμπλεκόμενους όλους τους υπεύθυνους των τμημάτων βγαίνουν στην επιφάνεια όλα τα ζητήματα και ύστερα από ανάλυση επιλύονται προβλήματα και προκύπτουν νέες ευκαιρίες για την οντότητα.

Ως δια μαγείας βλέπεις άτομα που πριν ήταν αδιάφορα να ενδιαφέρονται για τις επιδόσεις τους στην εταιρεία και την προσφορά τους στο σύνολο προς όφελος της οντότητας και των εργαζομένων της. Αυτό συμβαίνει γιατί , στα πλαίσια πάντοτε ενός καλού κλίματος στην εταιρεία ,οι υπεύθυνοι τμημάτων μεταφέρουν τον προβληματισμό τους που έχει να κάνει με την επίτευξη των στόχων σε όλους τους συναδέλφους τους / υφισταμένους τους .

Η σύνδεση των αμοιβών ενός στελέχους ( μιλάμε για ποσά επιπλέον των νομίμων αποδοχών) με την επίτευξη των στόχων της οντότητας , στο βαθμό που του αναλογούν θεωρούμε πως είναι το δικαιότερο σύστημα αξιολόγησης. Σπουδές και τυπικά προσόντα προφανώς είναι χρήσιμα για το στέλεχος ώστε να επιτύχει την αποστολή του και αξιολογούνται μόνο κατά την πρόσληψη του και όχι στην συνέχεια που αξιολογούνται τα αποτελέσματα.

Όταν όλο και περισσότερες δαπάνες ενός προϋπολογισμού είναι μεταβλητές και εξαρτώνται από τον τζίρο και τα περιθώρια κέρδους της οντότητας , υπάρχουν μεγάλες δυνατότητες αναθεώρησης στην πορεία του χρόνου. Όμως αυτή η αντίληψη πρέπει να έχει εμπεδωθεί σε όλο το προσωπικό της οντότητας πριν από την όποια κρίση και ανεξάρτητα από τις κρίσεις στο οικονομικό περιβάλλον. Κάθε επιχείρηση ,ανεξάρτητα από το γενικότερο κλίμα , αντιμετωπίζει προβλήματα, έχει πάνω και κάτω.

Στα χρόνια της σημερινής γενικής κρίσης αποδείχτηκε περίτρανα η έλλειψη εμπέδωσης του προϋπολογισμού ως νοοτροπία αφού είδαμε να χρεοκοπούν μεγάλες εταιρείες, με κορυφαίο βέβαια παράδειγμα το Ελληνικό δημόσιο που όχι μόνο αγνοούσε τα ελλείμματα του προϋπολογισμού του αλλά έως το 2009 κάθε χρόνο τα αύξανε.

Είναι φανερό πως το Ελληνικό Δημόσιο και σήμερα έχει ανάγκη να χρησιμοποιεί τον προϋπολογισμό τους ως εργαλείο διοίκησης και να προσεγγίσει την λογική ότι για κάθε δαπάνη του πρέπει να παρέχεται όφελος στους πολίτες του. Μην ξεχνάμε ότι διαχειρίζεται πόρους που προέρχονται από την υπέρμετρη φορολόγηση των πολιτών αυτής της χώρας .

Ίσως βέβαια σε μια χώρα που έχει χρεοκοπήσει και άλλες φορές το πρόβλημα να έχει βαθύτερες ρίζες που έχουν να κάνουν με την εμμονή μας στο ατομικό συμφέρον και κατ' επέκταση στο συμφέρον της παρέας ή της συντεχνίας , ποτέ στο συλλογικό μας συμφέρον ως πολίτες μιας χώρας.

Καλό θα ήταν να διδάσκονται οι βασικές αρχές του κρατικού προϋπολογισμού από το δημοτικό σχολείο ώστε οι νέοι πολίτες της χώρας μας από μικρή ηλικία να σέβονται τους κόπους των συμπολιτών τους που αργότερα θα καταβάλλουν και οι ίδιοι ως ενεργά μέλη της κοινωνίας. Είναι μια αρχή για την απόκτηση συλλογικού πνεύματος . αφού ο προϋπολογισμός του σχολείου, του δήμου και του κράτους τους αφορά όχι μόνο ως άτομα αλλά και ως μέλη ενός ευρύτερου συνόλου.

*Ο κ. Δημήτρης Κωνσταντόπουλος είναι Οικονομολόγος - Λογιστής Φοροτεχνικός. Μέλος της επιστημονικής ομάδας της AST BOOKS