Ψηφιοποίηση διαδικασίας προμηθειών: άμεση μείωση του κόστους, αύξηση της παραγωγικότητας & της κερδοφορίας

Ο επιχειρηματικός κόσμος έχει περάσει από πολλές κρίσεις τα τελευταία χρόνια, κατά τη διάρκεια των οποίων η επίτευξη κερδοφορίας αποτελούσε έναν εξαιρετικά δύσκολο στόχο. Σε αυτό το ασταθές περιβάλλον, οι επιχειρήσεις αναζήτησαν εναλλακτικούς τρόπους να βελτιώσουν τα οικονομικά τους αποτελέσματα και να παραμείνουν ανταγωνιστικές.

Μία από τις λύσεις που προωθούνται πάντα σε τέτοιες περιπτώσεις είναι οι μειώσεις των δαπανών. Ωστόσο, κάτι τέτοιο μπορεί να έχει επίπτωση στην παραγωγικότητα της επιχείρησης. Αυτό που παρατηρήθηκε, όμως, είναι πως οι επιχειρήσεις που στράφηκαν στον εξορθολογισμό

των δαπανών του τμήματος προμηθειών, ενσωματώνοντας την τεχνολογία έφερε το επιθυμητό αποτέλεσμα από πλευράς κόστους, ενώ παράλληλα οδήγησε και σε αύξηση της παραγωγικότητας.

Το σημείο-κλειδί για την αύξηση της κερδοφορίας μέσω της βελτιστοποίησης των προμηθειών ήταν ο ψηφιακός μετασχηματισμός των διαδικασιών. Υιοθετώντας σύγχρονες τεχνολογικές λύσεις, οι επιχειρήσεις δεν χρειάστηκε να πραγματοποιήσουν περικοπές σε τομείς όπως το προσωπικό, οι επενδύσεις, ή οι εξαγορές. Το κόστος της ψηφιοποίησης των προμηθειών ήταν χαμηλό και τα οικονομικά οφέλη τα οποία δημιούργησε ήταν υψηλά, έτσι αποφεύχθηκαν κινήσεις μείωσης του κόστους που θα μπορούσαν να επηρεάσουν αρνητικά την εύρυθμη λειτουργία των επιχειρήσεων.

Εκσυγχρονίζοντας τον τρόπο που δουλεύει το τμήμα προμηθειών και εισάγοντας ψηφιακά  εργαλεία, πολλές επιχειρήσεις κατάφεραν να ανταποκριθούν στις προκλήσεις του πρόσφατου παρελθόντος χωρίς να θυσιάσουν την παραγωγικότητά τους. Ως αποτέλεσμα, ο εκσυγχρονισμός του τμήματος προμηθειών έχει μετατραπεί σε στρατηγική επιλογή καθώς μπορεί να αυξήσει την ανταγωνιστικότητα.

Παρά τα προφανή πλεονεκτήματα που παρέχουν οι ηλεκτρονικές προμήθειες όμως, η υιοθέτησή τους δεν θεωρείται σήμερα δεδομένη. Ο παράγοντας που καθυστερεί την εφαρμογή ψηφιακών εργαλείων για τη διαχείριση των προμηθειών δεν είναι ούτε το κόστος της επένδυσης, ούτε το τεχνολογικό χάσμα που πρέπει να καλύψει μία επιχείρηση. Ο ανθρώπινος παράγοντας είναι αυτός που φαίνεται να αποτελεί το σημαντικότερο εμπόδιο. Αυτό συμβαίνει διότι το ανθρώπινο δυναμικό είναι αυτό που πρέπει να εντάξει τον νέο τρόπο εργασίας στη ροή εργασιών του. Και αυτό δεν αφορά μόνο τους εργαζομένους μίας επιχείρησης, αφορά και τους συνεργάτες της. Για να αποδώσει τα αναμενόμενα, ένα σύστημα ψηφιακών προμηθειών θα πρέπει και οι εξωτερικοί προμηθευτές να «αγκαλιάσουν» τις νέες διαδικασίες.

Για να στεφθεί με επιτυχία ο μετασχηματισμός του τμήματος προμηθειών, λοιπόν, θα πρέπει η διαδικασία να γίνει σταδιακά. Η εξέλιξη μπορεί να γίνει ομαλά επιλέγοντας έναν εξειδικευμένο πάροχο ψηφιακών προμηθειών και βασιζόμενοι στην εδραιωμένη εμπειρία και τεχνογνωσία του. Ενσωματώνοντας μία δοκιμασμένη λύση ηλεκτρονικών προμηθειών που παρέχει πολλά εργαλεία σε ένα σύστημα, δίνεται η δυνατότητα χρήσης μόνο των υπηρεσιών που θέλει τη δεδομένη περίοδο η επιχείρηση, αλλά και η δυνατότητα προσθήκης νέων υπηρεσιών όταν αυτό κριθεί απαραίτητο.

Αυτή η ευελιξία είναι δυνατή μόνο μέσω μίας Cloud λύσης με μοντέλο διάθεσης το Software-as-a-Service, που απαλλάσσει την επιχείρηση από υψηλά κόστη εγκατάστασης και συντήρησης ενός in-house συστήματος και επιτρέπει την άμεση πρόσβαση στα οφέλη που παρέχουν οι ψηφιακές προμήθειες. Μέσω μίας υπηρεσίας ηλεκτρονικών προμηθειών που βασίζεται στην cloud αρχιτεκτονική, οι επιχειρήσεις μπορούν να πετύχουν βελτίωση του κόστους προμηθειών, μείωση της γραφειοκρατίας, αύξηση της παραγωγικότητας του τμήματος και μείωση των χρόνων διεκπεραίωσης αιτημάτων από την πρώτη στιγμή.

Επιλέγοντας μια λύση ηλεκτρονικών προμηθειών, τα βασικότερα οφέλη που απολαμβάνει μία επιχείρηση είναι:

Μείωση / Αποφυγή Κόστους: Το πιο άμεσο όφελος είναι η μείωση του κόστους. Με τη διαπραγμάτευση καλύτερων συμφωνιών, την αποτελεσματικότερη προμήθεια υλικών και την εύρεση εναλλακτικών προμηθευτών, οι επιχειρήσεις μπορούν να μειώσουν σημαντικά τα έξοδα προμηθειών τους. Παράλληλα, εξαλείφεται το κόστος (οικονομικό και χρονικό) που σχετίζεται με την πιθανότητα λαθών λόγω των χειροκίνητων διαδικασιών, μέσω της αυτοματοποίησης των διαδικασιών.Αποφάσεις που στηρίζονται στα δεδομένα (Data Driven Strategy): Ψηφιοποιώντας τις προμήθειες, είναι δυνατή η άμεση πρόσβαση στα δεδομένα κάθε αιτήματος μεταξύ συνεργατών. Αυτό αυξάνει τη διαφάνεια και επιτρέπει τον έλεγχο των συναλλαγών σε πραγματικό χρόνο. Σαν αποτέλεσμα, οι επιχειρήσεις επιδεικνύουν γρηγορότερα αντανακλαστικά και μπορούν να πάρουν ενημερωμένες αποφάσεις, πετυχαίνοντας μείωση του κόστους προμηθειών, σύναψη αποδοτικότερων συμφωνιών και πιο εύστοχο forecasting.Ευκολότερη συμμόρφωση: Σήμερα η βιωσιμότητα αποτελεί κομμάτι της στρατηγικής πολλών επιχειρήσεων, ενώ διεθνείς νομοθετικές οδηγίες επιβάλουν την καταγραφή της απόδοσης στο κομμάτι αυτό, τόσο για τις ίδιες τις επιχειρήσεις όσο και για τους συνεργάτες τους. Κάνοντας τη μετάβαση στις ηλεκτρονικές προμήθειες, η εξαγωγή αυτών των δεδομένων και η συμμόρφωση με την ισχύουσα νομοθεσία απλοποιείται σημαντικά, βοηθώντας τις επιχειρήσεις να επιτύχουν τους στόχους της ESG στρατηγικής τους και διασφαλίζοντας πως δεν θα κινδυνέψουν από πιθανές κυρώσεις λόγω προβλημάτων στην τήρηση των νομοθετικών υποχρεώσεών τους.Ομαλή συνεργασία: Μια ακόμα πτυχή της βελτιστοποίησης των προμηθειών είναι η οικοδόμηση μακροπρόθεσμων, αμοιβαία επωφελών σχέσεων με συνεργάτες. Αυτό δίνει τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να διαπραγματεύονται καλύτερους όρους ή να εξασφαλίζουν πρόσβαση κατά προτεραιότητα σε κρίσιμα υλικά. Οι ομαλές σχέσεις με τους συνεργάτες είναι σημαντικός παράγοντας στη μείωση του κόστους.Διασφάλιση της επιχειρησιακής συνέχειας : Πολύ σημαντικό στόχο για τις Διευθύνσεις Προμηθειών αποτελεί η οργανωμένη αύξηση του μητρώου προμηθευτών. Αύξηση όχι μόνο με κριτήριο το πλήθος των προμηθευτών, αλλά και ειδικά χαρακτηριστικά όπως είναι η προϊοντική κατηγορία και η γεωγραφική ζώνη που εξυπηρετεί ο κάθε προμηθευτής

SOFTONE cosmoONE: Η ολοκληρωμένη λύση ηλεκτρονικών προμηθειών 

Αναζητώντας την πλατφόρμα που θα φέρει τις προμήθειες στην ψηφιακή εποχή, η SOFTONE cosmoONE ξεχωρίζει ως πάροχος καθώς διαθέτει μία πλήρη σουίτα εργαλείων e-Procurement. Υιοθετώντας τις λύσεις της SOFTONE cosmoONE έχετε πρόσβαση σε υπηρεσίες όπως:

eAUCTION: Πλατφόρμα ηλεκτρονικών δημοπρασιών τόσο για την αγορά όσο και για την πώληση αγαθών και υπηρεσιών, που σας επιτρέπει να πετύχετε την καλύτερη τιμή και να βελτιώσετε τα οικονομικά σας αποτελέσματα.eSOURCE: Ολοκληρωμένη πλατφόρμα για τη διενέργεια ηλεκτρονικών διαγωνισμών, με εξειδικευμένα εργαλεία για κάθε βήμα, από την πρόσκληση προμηθευτών μέχρι την υπογραφή της σύμβασης.eDEMAND: Ψηφιακή διαχείριση αιτημάτων προμήθειας, μέσω της οποίας οι επιχειρήσεις απαλλάσσονται από την ανάγκη ανταλλαγής και αρχειοθέτησης εγγράφων σε έντυπη μορφή, κερδίζοντας έτσι χρόνο και βελτιστοποιώντας τη ροή εργασιών.ePORTAL: Εργαλείο αποδοτικότερης διαχείρισης των σχέσεων με τους προμηθευτές, που προσφέρει την εγγραφή, επιλογή, έγκριση και ταξινόμησή τους μέσα από ένα ενιαίο σύστημα.eCONTRACT: Ψηφιακό αποθετήριο συμβάσεων με κύρια οφέλη τη γρήγορη και γραφική απεικόνιση της κατάστασης των συμβάσεων, τις έγκαιρες ειδοποιήσεις για την επικείμενη λήξη τους και τα στατιστικά των συμβάσεων ανά προμηθευτή και ανά κατηγορία δαπάνης.Η SOFTONE cosmoONE ηγείται του ψηφιακού μετασχηματισμού των προμηθειών

Ο λόγος που η SOFTONE cosmoONE έχει αναδειχθεί σήμερα στον κορυφαίο πάροχο ηλεκτρονικών προμηθειών στην Ελλάδα είναι η πολυετής εμπειρία της στον κλάδο. Με περισσότερα από 24 χρόνια δραστηριότητας στον τομέα αυτό και ένα μητρώο συνεργατών που ξεπερνά τους 15.000, είναι σε μοναδική θέση να παρέχει εργαλεία με βάση τις πραγματικές ανάγκες της αγοράς, τόσο σήμερα όσο και στο μέλλον.

Μάθετε περισσότερα για τις λύσεις της SOFTONE cosmoONE, μέλος του Ομίλου Olympia, εδώ: https://bit.ly/3EF03hN

Διαβάστε περισσότερα στο iefimerida.gr