Η επιτακτική ανάγκη της διαχείρισης των δεδομένων

Είναι γεγονός ότι τα στελέχη των επιχειρήσεων χρειάζονται χρήσιμες αναλύσεις και αναφορές για να τους στηρίζουν στην γρήγορη (και ορθή) λήψη των αποφάσεων τους - από το διευθυντή που θέλει να βλέπει στήλες με αριθμούς, αποτυπωμένες σε κόλλες χαρτί Α3, έως το νεαρό επιχειρηματία που αποτολμά την υιοθέτηση των διαδραστικών dashboards στο smartphone του. Σε κάθε περίπτωση, υπάρχει όμως μια βασική αρχή που πρέπει να ακολουθείται. Η εγκυρότητα της πληροφόρησης βασίζεται στην καλή ποιότητα και στη δόμηση των δεδομένων. Αν τροφοδοτήσεις τον υπολογιστή με σκουπίδια (δηλ. κακής ποιότητας δεδομένα), τότε

θα πάρεις σκουπίδια (“Garbage In Garbage Out”). Γιατί όμως ακόμα και σήμερα, την εποχή των Big Data, οι επιχειρήσεις παλεύουν με κακής ποιότητας δεδομένα;

Οι απαντήσεις που παίρνουμε από τις επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται σε διάφορους τομείς και τα συμπεράσματα που εξάγουμε, δεν διαφέρουν πολύ. Καταλήγουμε στο γεγονός ότι δεν υπάρχει ιδιοκτησία των δεδομένων, κανένας δηλαδή δεν αναλαμβάνει την ευθύνη για την ποιότητα τους. Αυτό θεωρείται ακόμα και επικίνδυνο αν λάβουμε υπόψη τις αυστηρές πρόνοιες του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων( ΓΚΠΔ).

Το πρόβλημα με την ποιότητα των δεδομένων συχνά χειροτερεύει με τις αλλαγές ή τις αναβαθμίσεις των συστημάτων μιας εταιρείας. Καθώς μια επιχείρηση μεγαλώνει, εξυπακούονται και αλλαγές στα συστήματα πληροφορικής, όπως η πρόσθεση κάποιων πεδίων και οι αλλαγές στις λειτουργίες/ροές μιας εφαρμογής, ή ακόμη και η αντικατάσταση των εφαρμογών. Μια εφαρμογή μπορεί να αντικατασταθεί από περισσότερες από μία εφαρμογές, οι οποίες θα πρέπει να διασυνδέονται και να ανταλλάσσουν δεδομένα. Σε περίπτωση εξαγοράς/συγχώνευσης των εταιριών, η νέα επιχείρηση επιλέγει εάν θα υιοθετήσει τα συστήματα της μιας εκ των δύο εταιριών, ή αν θα μεταπηδήσει σε καινούργιο περιβάλλον. Σε όλες τις περιπτώσεις απαιτείται μεταφορά δεδομένων: εξαγωγή των δεδομένων από ένα ή περισσότερα συστήματα, μετασχηματισμός και εναρμόνιση των δεδομένων αυτών, έτσι ώστε να μπορούν να συγχωνευθούν.

Ωστόσο, τα παραπάνω δεν αποτελούν την ρίζα του κακού. Στην ερώτηση γιατί η μεταφορά των δεδομένων να επηρεάζει αρνητικά την ποιότητα, η απάντηση έγκειται στο γεγονός ότι η έλλειψη σωστής διαχείρισης των δεδομένων είναι ο κύριος παράγοντας επιρροής. Επιπρόσθετα, εξακολουθεί να υπάρχει η αντίληψη στο εταιρικό περιβάλλον, ότι τα δεδομένα ανήκουν στο τμήμα Πληροφορικής. Για προβλήματα σε αναφορές και σχετικές συμφιλιώσεις “φταίει” η ποιότητα των δεδομένων και κατ’ επέκταση το τμήμα Πληροφορικής. Ωστόσο, είναι η διεύθυνση που καθορίζει την στρατηγική της επιχείρησης και είναι σε θέση να καθορίζει τις πιο κατάλληλες αναφορές για τη λήψη των αποφάσεων. Η διεύθυνση και τα στελέχη που διατηρούν την επαφή με τους πελάτες, γνωρίζουν ποια στοιχεία  χρειάζεται να αποθηκεύονται προκειμένου να αποτελέσουν την βάση για ανάλυση και περαιτέρω εξαγωγή των χρήσιμων συμπερασμάτων.

Όπως είναι φυσικό η ιδιοκτησία των δεδομένων ανήκει στην διεύθυνση της εταιρείας. Ο καθορισμός των πεδίων, οι κανόνες που τα διέπουν για σκοπούς ποιότητας και ο τρόπος που υπολογίζονται αυτά τα δεδομένα, μπορούν να καθοριστούν μόνο από την διεύθυνση. Για να υπάρχει συνεννόηση και ορθή επικοινωνία απαιτείται η δημιουργία και διατήρηση ενός λεξικού δεδομένων (data dictionary) που να καθορίζει τουλάχιστον τα πιο κρίσιμα πεδία και να είναι διαθέσιμο σε όλους τους εμπλεκόμενους. Σε αυτό θα πρέπει να προστεθεί το γεγονός ότι πλέον διατίθενται εργαλεία νέας γενιάς που προωθούν τη συνεργασία για μια πιο αποτελεσματική διαχείριση των δεδομένων.

Η διαχείριση των δεδομένων δεν αποτελεί μεμονωμένη άσκηση που πραγματοποιείται μια φορά και τελειώνει. Εντάσσεται μέσα στην κουλτούρα μιας εταιρείας και απορρέει από την ξεκάθαρη επικοινωνία του σκοπού της διαχείρισης των δεδομένων. Χτίζοντας μια τέτοια κουλτούρα από νωρίς, οι εταιρείες προετοιμάζονται σωστά και στρατηγικά ώστε να ανταπεξέλθουν στις αυριανές απαιτήσεις και στους δύσκολους καιρούς.

Η ανάλυση των δεδομένων υπόσχεται πολλά. Κάποια από αυτά ίσως να εκλαμβάνονται ως υπερβολικά, αλλά η χρησιμότητα της πληροφόρησης είναι γενικότερα αναμφισβήτητη. Η εταιρική διαχείριση των δεδομένων είναι απαραίτητο στοιχείο στην προσπάθεια των επιχειρήσεων να αξιοποιήσουν στο μέγιστο βαθμό τις σημερινές δυνατότητες της ανάλυσης των δεδομένων. Χρειάζεται οι μέτοχοι, τα διοικητικά συμβούλια και οι διευθυντές να δώσουν την δέουσα προσοχή, έτσι ώστε οι επιχειρήσεις τους να εκμεταλλευτούν έγκαιρα την ευκαιρία αυτή. Οι επιχειρήσεις που θα επικρατήσουν είναι αυτές που θα παίρνουν γρηγορότερα τις πιο ορθές αποφάσεις, βασισμένες σε επικαιροποιημένα και ορθά δεδομένα.