Γιατί έχω τόσο κόστος για την τεχνολογία στην επιχείρησή μου και κανένας δεν ξέρει τί γίνεται και τί κάνουμε;

Να ξεκινήσουμε με δύο διαπιστώσεις όχι για να νοιώσουμε καλλίτερα, αλλά για να δούμε πιο ξεκάθαρα την πραγματικότητα: δεν είσαι ο μόνος που έχει αυτό το πρόβλημα ούτε η Ελλάδα αποτελεί εξαίρεση. Προφανώς η κάθε επιχείρηση και η κάθε χώρα έχουν ιδιαιτερότητες, αυτό δεν αμφισβητείται από κανέναν, όμως αυτές οι ιδιαιτερότητες δεν επηρεάζουν τη θέληση (και την ανάγκη!) των επαγγελματιών και των επιχειρήσεων για επιτυχία, ανάπτυξη και αποτελεσματικότητα. Αυτά τα τρία χαρακτηριστικά (επιτυχία, ανάπτυξη και αποτελεσματικότητα) είναι

τα σημαντικότερα σημεία αναφοράς όλων των αποφάσεων είτε η επιχείρηση είναι ένας γιατρός ή ένας δικηγόρος ή ένας μηχανικός που ξεκινούν μόνοι τους σε ένα γραφείο είτε η επιχείρηση είναι χιλιάδες άτομα και με εκατομμύρια στον προϋπολογισμό τους. Το μόνο που αλλάζει είναι το μέγεθος και όχι η ουσία του θέματος!

Εδώ λοιπόν συναντάμε το πρώτο πρόβλημα διότι η ενστικτώδης και πιθανότατη απάντηση από τις φάλαγγες των ‘ειδικών’ θα είναι η εξής: Α ναι, πρέπει να διαχειριστείτε τις επιχειρηματικές σας πληροφορίες διότι είναι οργανωτικά αγαθά, έχουν αξία και κόστος για εσάς όπως και επικινδυνότητα αν δεν το κάνετε. Λίγος φόβος ουδέποτε βλάπτει! Σαν απάντηση όμως είναι σωστή και δεν πρέπει να την αγνοήσουμε. Το λάθος και τα προβλήματα στις περισσότερες των περιπτώσεων (σε όλες θα έλεγα!) δημιουργούνται διότι οι τεχνολογικές λύσεις που επιλέγονται είναι αποτέλεσμα δύο πολύ ισχυρών παραγόντων. Ο πρώτος είναι ότι η λύση που επιλέγεται φαίνεται να λύνει στα γρήγορα ένα πρόβλημα που παιδεύει την επιχείρηση για αρκετό χρόνο. Όλοι θέλουν να λυθεί το θέμα και να προχωρήσουν και ουδείς σκέφτεται τί επίδραση θα έχει αυτή η τεχνολογία σε όλη την επιχείρηση, πόσο θα κοστίσει συνολικά και σε βάθος χρόνου ή πώς θα χρησιμοποιηθεί από όλους και όχι μόνο από τον τομέα της επιχείρησης που έχει το πρόβλημα. Ο δεύτερος λόγος επιλογής συγκεκριμένων τεχνολογικών λύσεων (και είναι δύσκολο να το θέσω διπλωματικά!) είναι ο επαγγελματικός χώρος του πιο ισχυρού διευθυντή. Ορίστε, το είπα, ζητώ συγνώμη αν σας προσέβαλα αλλά είμαι και εγώ ένοχος. Τί εννοώ; Είναι απλό. Αν ο πιο ισχυρός διευθυντής είναι Marketing, οι τεχνολογικές λύσεις που θα επιλεγούν θα είναι πιο καλές για Marketing από τους άλλους τομείς της επιχείρησης. Αυτό θα γίνει νομοτελειακά διότι ο διευθυντής Marketing θα κάνει περισσότερες ερωτήσεις στους προμηθευτές, θα λάβει περισσότερες απαντήσεις από ό,τι θα λάβουν οι άλλοι διευθυντές και οι προμηθευτές πολύ γρήγορα θα καταλάβουν ποιος επηρεάζει τις αποφάσεις και θα πράξουν αναλόγως.

Με τον ένα ή τον άλλο τρόπο λοιπόν, βρισκόμαστε να έχουμε ένα καταπληκτικό σύστημα διαχείρισης πελατών που δεν είναι και τόσο καλό στη διαχείριση διαγωνισμών ή με ένα άψογο σύστημα ανάλυσης κερδοφορίας και προϋπολογισμού που δεν είναι και τόσο καλό στις επικοινωνίες κ.ο.κ. – βλέπετε πόσοι συνδυασμοί μπορούν να υπάρχουν σε μια επιχείρηση και το πρόβλημα που δημιουργείται. Αυτό δεν αλλάζει για τις μικρές επιχειρήσεις διότι ίσως να μην αγοράσουν τα δικά τους συστήματα, αλλά θα χρησιμοποιήσουν υπηρεσίες στο cloud (Software as a Service για παράδειγμα). Ας πούμε λοιπόν ότι η λύση για αυτό το πρώτο πρόβλημα είναι να είμαστε προσεκτικοί πώς επιλέγουμε και ποιος επιλέγει τί για την τεχνολογία που χρησιμοποιούμε.

Το δεύτερο πρόβλημα είναι πολύ πιο σημαντικό και δύσκολο να λυθεί διότι συνδέεται άρρηκτα με την ανθρώπινη ψυχολογία, πώς θέλουμε να δουλεύουμε και πώς μπορούμε να δουλεύουμε! Ας τα δούμε λίγο αυτά με τη σειρά διότι θέλουμε, δεν θέλουμε, επηρεάζουν τα τρία πιο σημαντικά χαρακτηριστικά που όλοι οι επαγγελματίες θέλουν στις επιχειρήσεις τους. Τα θυμάστε; Επιτυχία, ανάπτυξη και αποτελεσματικότητα.

Πρώτα η ανθρώπινη ψυχολογία: είμαστε όλοι τεμπέληδες! Είμαστε προγραμματισμένοι να αποθηκεύουμε ενέργεια και όχι να την ξοδεύουμε. Αν κάτι είναι δύσκολο (ή αποφασίσουμε ότι είναι δύσκολο!), το παρατάμε ή βρίσκουμε μια δικαιολογία και η προσοχή μας πάει αλλού. Διαφωνείτε; Ξέρετε πόσοι επαγγελματίες αποφασίζουν να σταματήσουν να δουλεύουν σε αυτήν τη δύσκολη ερώτηση που πρέπει να ερευνήσουν σε 4 διαφορετικά συστήματα ΙΤ και να μιλήσουν σε 5 συναδέλφους μέχρι να καταλάβουν τί γίνεται και γιατί; Και βέβαια ανοίγουν το FaceBook για 3 μόνο λεπτά για λίγη ‘ξεκούραση’. Το μυαλό μας πάντα ξέρει πόσο δύσκολο ή εύκολο είναι αυτό που θέλουμε να κάνουμε και ‘αποφασίζει’ να ξεφύγει. Λίγη προσοχή εδώ για να είμαστε σωστοί! Αυτό που δεν θέλουμε να κάνουμε και μας κουράζει είναι όλη αυτή η πολύπλοκη διαδικασία της προετοιμασίας και όχι η πράξη (the task) αυτή καθ’ αυτή.

Μετά έχουμε το θέμα του πώς θέλουμε να δουλεύουμε, με άλλα λόγια, πώς σκεφτόμαστε και πώς αποφασίζουμε. Η απάντηση είναι ξεκάθαρη: για να αποφασίσουμε χρειαζόμαστε το πλαίσιο (the context) και το σημείο αναφοράς (a point of reference). Δηλαδή πρέπει να ξέρουμε την ιστορία – αρχή, μέση και τέλος. Για παράδειγμα, αν το σημείο αναφοράς είναι ότι η επιχείρηση θα μειώσει το μέγεθος δανεισμού και το πλαίσιο είναι όλα τα συμβόλαια δανεισμού, η απόφασή μας θα είναι διαφορετική από το αν το σημείο αναφοράς είναι το ίδιο αλλά το πλαίσιο περιλαμβάνει και τα συμβόλαια πωλήσεων, καινούργιων πελατών κλπ. Το παράδειγμα είναι απλουστευμένο αλλά, η ουσία είναι ότι αν δεν ξέρουμε όλη την ιστορία του θέματος, δεν θα φτάσουμε σε σωστές αποφάσεις ή ακόμα χειρότερα, θα φτάσουμε σε επικίνδυνες αποφάσεις.

Τέλος, το πώς δουλεύουμε (η σκληρή πραγματικότητα!). Πρώτα ένα σχόλιο για τη μνήμη μας – δεν είναι καθόλου καλή και το χειρότερο είναι ότι δεν μπορούμε να την εμπιστευόμαστε διότι αλλάζει. Ρωτήστε οιονδήποτε επαγγελματία που βασίζεται στην ανθρώπινη μνήμη (π.χ. δημοσιογράφους ή γιατρούς ή αστυνομικούς…). Θυμόμαστε για λίγο, λίγα και αυτά που θυμόμαστε αλλάζουν με το χρόνο και όσο τα σκεφτόμαστε. Δεύτερο θέμα είναι η λανθασμένη αντίληψη ότι μπορούμε να σκεφτόμαστε (και να δουλεύουμε) σε πολλά και ταυτόχρονα. Μεγάλο λάθος! Αυτό που μπορούμε να κάνουμε είναι να αλλάζουμε γρήγορα από το ένα στο άλλο. Δηλαδή πράττουμε και σκεφτόμαστε σειριακά. Αυτός είναι ο λόγος που εκνευριζόμαστε όταν μας διακόπτουν συνέχεια – δεν μας αρέσει να ‘πηγαίνουμε από το ένα πράγμα στο άλλο’. Σωστά;

Επειδή λοιπόν η μνήμη μας δεν είναι και τόσο καλή, ας κάνουμε μια γρήγορη σύνοψη:

Παρ’ όλη την τεχνολογία και το κόστος της, οι λύσεις που προσφέρει είναι κάθετες (εξειδικευμένες) και στην πραγματικότητα, δεν αντικατοπτρίζουν πώς λειτουργούμε, σκεφτόμαστε, θυμόμαστε και πώς φτάνουμε σε πλήρη συμπεράσματα και σωστές αποφάσεις.

Γιατί να μας εκπλήσσει λοιπόν ότι πολλές επιχειρήσεις δεν ξέρουν τί γίνεται και γιατί, αφού είναι δύσκολο να ξέρουν την πλήρη ιστορία κάθε ενέργειας (activity, action) και βασίζονται σε ένα σωρό διαφορετικά συστήματα ΙΤ, συναδέλφους ή απλώς τη μνήμη τους; Όλα αυτά έχουν σημαντικό κόστος και επικινδυνότητα.

Μία παρατήρηση που ίσως στενοχωρήσει: σύμβουλοι και ΙΤ επαγγελματίες ίσως πουν ναι, σωστά, αυτό που χρειάζεστε είναι ένα σύστημα ERP ή ένα σύστημα συνεργασίας (collaboration) ή κάποια άλλη λύση ΙΤ. Λυπούμαι αλλά διαφωνώ. Αυτό που χρειάζεται είναι να υποστηρίξουμε τον τρόπο που όλοι εμείς σκεφτόμαστε, δουλεύουμε και παίρνουμε αποφάσεις. Η τεχνολογία πρέπει να βοηθάει πραγματικά και μετρήσιμα και όχι να καθορίζει.

Χαρακτηριστικό παράδειγμα αυτού του τρόπου σκέψης και φιλοσοφίας είναι η πλατφόρμα της i4cu Ltd διότι ενώνει όλες τις επιχειρηματικές πληροφορίες σε μία χρονογραμμή για κάθε ενέργεια (activity) ή υπόθεση (case) της επιχείρησης. Με αυτόν τον τρόπο, είναι πάντα ξεκάθαρο τί γίνεται, γιατί και από ποιόν. Έτσι δίνεται η ευκαιρία σε επαγγελματίες και επιχειρήσεις να επικεντρωθούν σε αυτά που προσθέτουν αξία: επιτυχία, ανάπτυξη, αποτελεσματικότητα χωρίς περιττό κόστος για τεχνολογίες που δεν χρειάζονται, έχουν κόστος και μάλλον στο τέλος δεν λύνουν και τα πραγματικά προβλήματα.

Ο Δρ. Κώστας Σκούρας είναι ο CEO της i4cu Ltd και μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί του στη διεύθυνση [email protected]. Αν θέλετε να διαβάσετε περισσότερο για αυτόν τον τρόπο σκέψης, επισκεφτείτε την ιστοσελίδα www.i4cu.uk