Ποιος είναι ο σωστός τρόπος για να γράφεις ένα επαγγελματικό e-mail
Για να μην κουράζεις τον παραλήπτη του μηνύματος με περιττές πληροφορίες
Επειδή ο χρόνος είναι χρήμα έχει σημασία να απαντάς με σαφήνεια και αμεσότητα στα e-mail, όταν τρέχει ο χρόνος και η καρτέλα των εισερχόμενων μοιάζει πιο γεμάτη και απροσπέλαστη από ποτέ.
Την ίδια στιγμή, υπάρχουν φόρμουλες και τρόποι για να κάνουμε το μήνυμά μας πιο εύληπτο στον αποδέκτη, άρα να γλιτώσουμε από παρερμηνείες και χαμένο χρόνο, ίσως και να πετύχουμε κάτι που θα χάναμε άμα κουράζαμε τον αναγνώστη με άχρηστες πληροφορίες.
Πώς θα το κάνουμε αυτό πράξη; Ο Jane Rosenzweig, διευθυντής στο Harvard
Μπες στο νόημα χωρίς αχρείαστες εισαγωγές
Για ένα λογοτεχνικό ή προσωπικό κείμενο, οι γλαφυρές εισαγωγές είναι ένα μάλλον δεξιοτεχνικό προτέρημα που αυξάνει το σασπένς, αλλά σε επίπεδο επαγγελματικής επικοινωνίας μόνο αρνητικά μπορεί να λειτουργήσουν: στα e-mail χρειάζεσαι αμεσότητα και σαφήνεια. Ούτε γενικές παρατηρήσεις, ούτε υποθετικές εκφράσεις που πλατιάζουν χρειάζεσαι, γιατί απλά δημιουργούν εκνευρισμό όσο ο παραλήπτης θα διαβάζει διαγώνια το κείμενο, μέχρι να βρει το point.
Οι υπεκφυγές, δηλαδή, δε βοηθούν. Κράτα μόνο τις αναφορές που είναι πράγματι απαραίτητες και χρήσιμες για αυτό που θες να πεις.
Δευτερεύουσες πληροφορίες σε δευτερεύουσες προτάσεις
Από ένα σημείο και μετά θα γίνεται ασυναίσθητα στο μυαλό σου, αλλά μέχρι να συνηθίσεις κράτα κατά νου να απαντάς στο εξής ερώτημα πριν γράψεις ένα e-mail: ποιος είναι ο κύριος λόγος που στέλνεις αυτό το μήνυμα; Είναι κάποιο προϊόν, είναι το meeting που έκανες είτε η προσφορά που πήρες κατά τη διάρκεια αυτής της συνάντησης για το προϊόν; Για να καθοδηγήσεις τον παραλήπτη σε εκείνο που έχει τελικά σημασία, κράτα όλες τις δευτερεύουσες πληροφορίες σε δευτερεύουσες προτάσεις και αξιοποίησε κύριες προτάσεις για το σημείο που τελικά αφορά πιο άμεσα την επικοινωνία που κάνεις.
Κάτι που είναι επιπλέον πολύ βοηθητικό για να αποσαφηνίσεις το μήνυμα είναι να βάζεις τον κατάλληλο τίτλο στο e-mail, προετοιμάζοντας τον παραλήπτη για το πού πρέπει να εστιάσει την προσοχή του.
Κάνε χρήση ενεργητικής σύνταξης, όποτε ζητάς κάτι
Σκέψη μια στιγμή τη διαφορά ανάμεσα στις δύο προτάσεις που ακολουθούν, στο πλαίσιο ενός υποθετικού e-mail εντός της εταιρείας: «Οι φωτογράφοι και οι copy writers έχουν να στείλουν το υλικό για την καμπάνια μέχρι το απόγευμα της Παρασκευής» και «Το υλικό της καμπάνιας πρέπει να σταλεί μέχρι το απόγευμα της Παρασκευής».
Στην πρώτη εκδοχή η ευθύνη είναι ξεκάθαρα μοιρασμένη, ενώ σε εκείνη με την παθητική σύνταξη (στην οποία καταφεύγει κάποιος ευκολότερα για λόγους ευγένειας) το μήνυμα εμπεριέχει ένα ποσοστό ασάφειας και στους ρυθμούς της εργασιακής ροής ενδέχεται να προκαλέσει παρανόηση.
Μια επισήμανση όμως: αυτό δε σημαίνει ότι η ενεργητική σύνταξη είναι πάντα προτιμότερη της παθητικής για το εργασιακό περιβάλλον. Το βασικό κριτήριο για να κάνεις τη σωστή επιλογή είναι να αναρωτηθείς εάν πράγματι το υποκείμενο έχει νόημα να αναφερθεί. Όταν για παράδειγμα ζητάς κάτι συγκεκριμένο από εκείνο, πρέπει και εκφραστικά να υποστηρίζεται αυτό, ενώ σε αντίθετη περίπτωση η «δημιουργική ασάφεια» της παθητικής φωνής είναι βολικότερη.
news.gr
The post Ποιος είναι ο σωστός τρόπος για να γράφεις ένα επαγγελματικό e-mail appeared first on zarpanews.gr.
- Δημοφιλέστερες Ειδήσεις Κατηγορίας Ειδήσεις
- Τι έγραψαν οι «φίλοι» του Αλέξη Γεωργούλη στο Facebook κάτω από την ανακοίνωση για την υπόθεσή του
- Η άβολη στιγμή της Καινούργιου στη Νέα Υόρκη με τον Οικονομόπουλο – «Είναι Μεγάλη Πέμπτη και είμαι στην εκκλησία»
- Αλέξης Γεωργούλης: Πληροφορίες και για δεύτερη καταγγελία εις βάρος του
- Ανταλλάξτε το παλιό σας αυτοκίνητο με ένα καινούργιο
- ΕΟΦ: Ανακαλείται παρτίδα σκευάσματος - Εντοπίστηκαν σωματίδια γυαλιού
- Ολυμπία Οδός: Μεγάλο μποτιλιάρισμα - Γυναίκα απειλούσε να αυτοκτονήσει
- Βορίδης για Γεωργούλη: Θέλει προσοχή όταν κατασκευάζεις μυθολογία για ηθικό πλεονέκτημα
- Στις συμπληγάδες δυο στρατηγών το Σουδάν - Οι στενοί συνεργάτες που έγιναν εχθροί
- Βρήκε την σύζυγό του νεκρή μέσα στο σπίτι τους στην Καβάλα
- Ανοίγει ο δρόμος για ανατροπή του Ζελένσκι από τη Δύση - Άρθρο του Politico για «νέο Μεϊντάν»
- Δημοφιλέστερες Ειδήσεις zarpanews
- Market Pass: Για ποιους δικαιούχους έρχεται η τελευταία πληρωμή
- Ο Παναγιώτης Σημανδηράκης το επισημοποίησε…
- Oικογενειακή τραγωδία: Πατέρας και γιος πέθαναν με λίγες ώρες διαφορά
- Ποιος είναι ο σωστός τρόπος για να γράφεις ένα επαγγελματικό e-mail
- Γιατί να τρως μια χούφτα βατόμουρα κάθε μέρα
- Βελγικές αρχές για Γεωργούλη: Η καταγγελία έγινε το 2020 για «βαριά ποινικά αδικήματα» – Είναι επώνυμη και αφορά εκείνη την περίοδο
- Ο άνθρωπος με τα περισσότερα τατουάζ στον κόσμο εργάζεται ως δάσκαλος δημοτικού σχολείου
- ΝΟΧ: Ξεκινούν το Σάββατο οι 20οι Βενιζέλειοι Αγώνες Κολύμβησης
- Μήνυση κατά του Netflix υπέβαλε 27χρονος επειδή χρησιμοποίησαν τη φωτογραφία του σε ντοκιμαντέρ ενός δολοφόνου
- Δύο κορίτσια του Ιστιοπλοϊκού Ομίλου Χανίων στο Ευρωπαϊκό Πρωτάθλημα ILCA 4 στην Ισπανία.
- Τελευταία Νέα zarpanews
- Ποιος είναι ο σωστός τρόπος για να γράφεις ένα επαγγελματικό e-mail
- Μήνυση κατά του Netflix υπέβαλε 27χρονος επειδή χρησιμοποίησαν τη φωτογραφία του σε ντοκιμαντέρ ενός δολοφόνου
- Ο Παναγιώτης Σημανδηράκης το επισημοποίησε…
- Ο άνθρωπος με τα περισσότερα τατουάζ στον κόσμο εργάζεται ως δάσκαλος δημοτικού σχολείου
- ΝΟΧ: Ξεκινούν το Σάββατο οι 20οι Βενιζέλειοι Αγώνες Κολύμβησης
- Βελγικές αρχές για Γεωργούλη: Η καταγγελία έγινε το 2020 για «βαριά ποινικά αδικήματα» – Είναι επώνυμη και αφορά εκείνη την περίοδο
- Market Pass: Για ποιους δικαιούχους έρχεται η τελευταία πληρωμή
- «Λιώνουν» στην Ινδία από τις υψηλές θερμοκρασίες – Κλειστά τα σχολεία για μια εβδομάδα
- Δύο κορίτσια του Ιστιοπλοϊκού Ομίλου Χανίων στο Ευρωπαϊκό Πρωτάθλημα ILCA 4 στην Ισπανία.
- Oικογενειακή τραγωδία: Πατέρας και γιος πέθαναν με λίγες ώρες διαφορά
- Τελευταία Νέα Κατηγορίας Ειδήσεις
- Τηλεφωνική επικοινωνία Δένδια με τον ΥΠΕΞ της Αιγύπτου για τις ταραχές στο Σουδάν
- Πρώτη επίσκεψη του Πούτιν σε Χερσώνα και Λουχάνσκ μετά την εισβολή
- Αμφίπολη: Επισκέψιμο από σήμερα για ειδικές ομάδες το ταφικό μνημείο του Τύμβου Καστά
- Πέθανε σε ηλικία 75 ετών ο επιχειρηματίας Θεόδωρος Χαραγκιώνης
- Ο… μάγος της ηλεκτρικής κιθάρας Steve Vai στην Ελλάφα
- Πρωινό ξύπνημα με… πονοκέφαλο; Να τι μπορεί να φταίει
- Πάνος Δημάκης: Aποκάλυψε το λόγο που επέλεξε το ψευδώνυμο «Γεράκι» στο “The Chase”
- Θεσσαλονίκη: 27χρονη είχα κρυμμένα στο σπίτι της 8,5 κιλά ηρωίνη
- Κάτω Αχαΐα: Συνελήφθη ο δράστης της δολοφονίας - Πάνω από 30 μαχαιριές είχε το θύμα