Event Management Companies: Immersive brand experiences εστιασμένα στον πελάτη και τη βιωσιμότητα

Αναπόσπαστο τμήμα της στρατηγικής marketing εταιρειών και brands, «παράθυρο» επικοινωνίας προς το εξωτερικό κοινό τους, αλλά και εργαλείο engagement προς το εσωτερικό των εταιρειών που τα διεξάγουν, τα events μετασχηματίζονται, εμπλουτίζονται με νέες τεχνολογίες και ιδέες και περνούν μέσω του hybrid, από το local σε global επίπεδο. Οι δε εταιρείες event management «χτίζουν» με προσήλωση αρμονικές σχέσεις με τους πελάτες τους, βασισμένες στην εμπιστοσύνη, τον σεβασμό, καθώς και

το υψηλού επιπέδου feedback. Μάλιστα, ο κλάδος των events παγκοσμίως αναμένεται να αυξηθεί, σύμφωνα με την εταιρεία ερευνών Technavio, κατά 614,33 δισ. δολάρια, σημειώνοντας μεικτό ετήσιο ρυθμό ανάπτυξης 10,59% τη χρονική περίοδο 2021-2026.

Ενίσχυση υποδομών για προσέλκυση global events
Ανοδική πορεία και σημαντικές εξελίξεις στον κλάδο των events παρατηρούν εταιρείες που δραστηριοποιούνται στο event management, θεωρώντας σε πολλές περιπτώσεις την πανδημία ορόσημο για τη μετάβασή τους στο next level. «Ο κλάδος των events στην Ελλάδα βρίσκεται σε ανοδική πορεία και σημειώνει σημαντική εξέλιξη με κορυφαία προτεραιότητα τη δημιουργία μοναδικών εμπειριών για το κοινό», σχολιάζει η Έλια Ηλιάδη, Sales & Marketing Director, Event Plus. Θεωρεί δε, ως απόδειξη αυτού, τόσο την αυξανόμενη προσέλκυση global και regional events από διεθνείς εταιρείες στη χώρα μας, αλλά και την ανάδειξη brand experiences τα οποία σχεδιάζονται και υλοποιούνται στην Ελλάδα και, στη συνέχεια, υιοθετούνται, όπως αναφέρει, ως best practices ανά τον κόσμο.

«Δεδομένου ότι η ελληνική αγορά είναι μικρή, ο κλάδος των events ακολουθεί το μέγεθος των πελατών που εξυπηρετεί», δηλώνει ο Βασίλης Μεντζελόπουλος MSc, Διευθύνων Σύμβουλος, Amuse και υπογραμμίζει ότι το industry ακολουθεί, όπως είναι αναμενόμενο, τη λοιπή ελληνική αγορά, καθώς σε αυτό «υπάρχουν μερικές μεγάλες εταιρείες με σοβαρές corporate υποδομές και πολλές μικρότερες». Στο ζήτημα των υποδομών στέκεται ο Γιάννης Γουρτζελάς, Founder & Managing Director, Reason To, σημειώνοντας ότι «τα τελευταία δύο χρόνια, ο προορισμός “Ελλάδα” έχει δείξει πως βρίσκεται στην πρώτη γραμμή του παγκόσμιου ενδιαφέροντος για θεματικά / κοινωνικά / εταιρικά events». Υπογράμμισε, ωστόσο, ότι, το επόμενο διάστημα, «θα χρειαστεί να γίνουν άλματα από όλους τους φορείς για να έρθουν μεγαλύτερες παραγωγές στην χώρα μας από όλους τους χώρους».

Συγκεκριμένα, αναφέρθηκε στην έλλειψη ενός -τουλάχιστον, όπως σχολίασε- μεγάλου κινηματογραφικού στούντιο για μεγάλες κινηματογραφικές παραγωγές, εξειδικευμένων σχολών και αναλόγων επαγγελματιών και περισσοτέρων του ενός, διεθνών προδιαγραφών εκθεσιακών κέντρων, χάνοντας έτσι ο κλάδος διοργανώσεις μεγάλων συνεδρίων από άλλους μεσογειακούς / βαλκάνιους προορισμούς με καλύτερες υποδομές.

Virtual και hybrid και «ψηφιοποίησει» του in-person
Hybrid events, digital στοιχεία σε in-person events και η χρήση των social media ως εργαλείο προώθησης εκδηλώσεων αποτελούν κάποιες από τις μεγάλες τάσεις που θα επικρατήσουν φέτος, σύμφωνα με άρθρο του event management plugin, WP-Event Manager.

Συγκεκριμένα, αναφέρεται ότι, μετά την πανδημία, η πλειονότητα των εταιρειών στράφηκαν στις virtual εκδηλώσεις, με αποτέλεσμα τα virtual και υβριδικά events να εξακολουθούν να επικρατούν στο industry, λόγω του ευρύτερου reach κοινού, της άνεσης που προσφέρουν, του χαμηλότερου κόστους διοργάνωσης, του εύρους παρακολούθησης, του παγκόσμιου χαρακτήρα τους, της ενίσχυσης του brand awareness κ.ά.

Σημαντική τάση είναι και η παρουσία στοιχείων ψηφιοποίησης σε in-person εκδηλώσεις, με την πλειονότητα των εταιρειών event management είτε να διαχειρίζονται τα in-person και virtual events τους με τη βοήθεια plugins, είτε να διατηρούν και online ταυτότητα, επεκτείνοντας το reach.

Επιπλέον, το WP-Event Manager αναδεικνύει και τη χρήση των social media ως εργαλείων για την προώθηση των events, υποστηρίζοντας ότι ευρεία μερίδα του κοινού αποφασίζουν εάν θα παραστούν σε κάποια εκδήλωση ή όχι, βάσει του feedback που λαμβάνουν. Παράλληλα, η τεχνολογία mobile εκτιμάται ότι έχει αλλάξει ανεπιστρεπτί τον τρόπο με τον οποίο το κοινό παρακολουθεί τα events, καθώς τα mobile applications χρησιμοποιούνται από τις εταιρείες event management για τη διαχείριση του check-in και check-out των attendees, των επισκεπτών και των event activities, ενώ καθιστούν απλούστερη την παρακολούθησή τους για τους συμμετέχοντες, δίνοντάς τους πρόσβαση σε λεπτομέρειες σχετικά με αυτά και στο check-in με σάρωση QR codes.

Επιπρόσθετα, την προσοχή των καταναλωτών προσελκύουν και τα live streaming events, με τις εταιρείες διοργάνωσης εκδηλώσεων να κάνουν live stream τα events τους απευθείας από τις σελίδες των social media και τη webpage τους. Ωστόσο, σημειώνει ότι, το live streaming ενός event στο website προκαλεί μεγαλύτερο impact στο κοινό από την προβολή του μέσω των social πλατφορμών.

Το AI στην επικοινωνία των events και έμφαση στο internal
Οι τεχνολογικές εξελίξεις και ιδίως η ένταξη της τεχνητής νοημοσύνης στο everyday conduct πολλών εταιρειών στο εξωτερικό δεν θα μπορούσε να αφήσει ανεπηρέαστο τον κλάδο του event management, σημειώνει σε άρθρο της η εταιρεία InEvent. Καθώς, όπως αναφέρει, το e-mail marketing αποτελεί απαραίτητο μέσο για την επικοινωνία των events, κινήσεις, όπως για παράδειγμα, το integration με το ChatGPT, μπορούν να βοηθήσουν τις εταιρείες event management να δημιουργούν ταχύτερο e-mail automation, το οποίο θα είναι πολύ περισσότερο προσωποποιημένο και αποτελεσματικό, αυξάνοντας τα conversions.

Εξάλλου, η προσωποποίηση συνεχίζει και το 2023 να συνιστά megatrend για το event industry, καθώς οι εταιρείες που διοργανώνουν εκδηλώσεις στοχεύουν στη δημιουργία αξιομνημόνευτων και engaging εμπειριών για τους attendees, από την προσωποποίηση της ατζέντας και τη σύσταση sessions βασισμένων στις προτιμήσεις τους έως την εξατομίκευση των event apps και την παροχή ευκαιριών networking. Ωστόσο, σημαντικά game changers αναδεικνύονται, σύμφωνα με την InEvent, τα τελευταία χρόνια και τα internal events, τα οποία στοχεύουν στην ενίσχυση του employee engagement και της παραγωγικότητας του ανθρώπινου δυναμικού, μέσα από τη διαμόρφωση μιας κουλτούρας κοινότητας και επιτυχίας στο εσωτερικό των οργανισμών.

Global τάσεις στην ελληνική αγορά
Αναφορικά με τα μεγάλα trends του εξωτερικού, τα οποία βλέπουν οι εταιρείες event management να ενσωματώνονται στο πράττειν της ελληνικής αγοράς events, ο Βασίλης Μεντζελόπουλος αναφέρεται στο consulting και τη συνεργασία μεταξύ εταιρειών του κλάδου, προκειμένου να εξυπηρετούν στοχευμένα και, ταυτόχρονα, διαφορετικά κοινά με διαφορετικό τρόπο, να προσφέρουν πολυεπίπεδες εμπειρίες και, παράλληλα, να ενσωματώνουν σημαντικά κοινωνικά μηνύματα σε οτιδήποτε σχεδιάζουν.

Σημειώνει δε ότι «στην Amuse έχουμε δημιουργήσει τμήμα corporate citizenship στο οποίο επεξεργαζόμαστε τα μηνύματα τα οποία σχεδιάζουμε και προτείνουμε στους πελάτες μας, ώστε να αφορούν κάθε ημέρα και περισσότερο τον πολίτη / καταναλωτή». Από την πλευρά του, ο Γιώργος Παπαζαφειρόπουλος, Managing Director, The Magic Bus, σχολίασε, ότι, μετά το «διάλειμμα» της πανδημίας, ο κλάδος προχωρά δυναμικά την πορεία του. Ωστόσο, τόνισε ότι θα έχει ενδιαφέρον να παρακολουθήσει «ποια θα είναι η επίδραση και η εφαρμογή της τεχνητής νοημοσύνης στον χώρο των events, από το στάδιο του σχεδιασμού και της οργάνωσης μέχρι και αυτό της υλοποίησής τους».

Τα brands να αγγίζουν το κοινό σε πολλαπλά επίπεδα
Τα events αναδεικνύονται σε ένα ισχυρό εργαλείο για την επικοινωνία και την εικόνα των εταιρειών και των brands, καθώς, όπως αναφέρει ο Γιάννης Γουρτζελάς, «η άμεση επαφή με το κοινό είναι πάντα αυτή που δίνει το κάτι παραπάνω», πράγμα το οποίο έχουν κατανοήσει πλήρως και έχουν θέσει ως προτεραιότητα οι ίδιες, δίνοντας όλο και μεγαλύτερο βάρος και budget σε BTL ενέργειες. Εντούτοις, είναι επίσης σαφές, όπως επισημαίνει και ο Γιώργος Παπαζαφειρόπουλος, ότι «ένα μεμονωμένο ή ευκαιριακό event, μόνο του, δεν είναι ικανό να φέρει σημαντικά οφέλη». Αντιθέτως, «όσα brands έχουν εντάξει στον στρατηγικό τους σχεδιασμό τα events και τα υλοποιούν με συνέπεια και συνέχεια, απολαμβάνουν και τα οφέλη τους, το βασικότερο εκ των οποίων είναι η σύνδεση με το κοινό τους μέσα από τις εμπειρίες που μόνο τα events μπορούν να προσφέρουν», εξηγεί.

Κάνοντας ένα βήμα παραπέρα στις προβλέψεις του, ο Βασίλης Μεντζελόπουλος, εκφράζει τη βεβαιότητα ότι «την επόμενη πενταετία, θα επιβιώσουν μόνο brands που αγγίζουν το κοινό τους πολυεπίπεδα. Έτσι, εταιρείες και brands που δεν αξιοποιούν τη δύναμη της διαδραστικότητας και των ουσιωδών μηνυμάτων, θα “πεθάνουν”. Το marketing παίρνει και δίνει ζωή στην εμπειρία του καταναλωτή, και αυτό είναι το νόημα των εμπειριών που προσφέρει ένα event», τονίζει.

Εμπιστοσύνη και feedback για αρμονικές συνεργασίες
Όπως κάθε σχέση, έτσι και η επικοινωνία των event planners με τους πελάτες τους και τους attendees, περιλαμβάνει την ανθρώπινη διάδραση και το συναίσθημα. Επομένως, πέρα από τις τεχνολογικές εξελίξεις και κάθε άλλη τάση μακροχρόνια ή βραχυχρόνια, η δημιουργία ενός επιτυχημένου event απαιτεί και μια αποτελεσματική επικοινωνία μεταξύ των ενδιαφερόμενων μερών. «Δύο είναι τα βασικά συστατικά μιας αποτελεσματικής συνεργασίας, η εμπιστοσύνη και η ειλικρίνεια», υπογραμμίζει ο Γιώργος Παπαζαφειρόπουλος. Συμπληρώνει δε ότι «ευτυχώς ή δυστυχώς, και τα δύο χρειάζονται χρόνο για “αποδειχθούν”, ωστόσο, όταν υπάρξουν και από τις δύο πλευρές, γίνονται ο καταλύτης μιας αποτελεσματικής και μακροχρόνιας συνεργασίας». Στο φιλοσοφικό μανιφέστο της Amuse, «Feel. Then think», συνοψίζει ο Βασίλης Μεντζελόπουλος το «μυστικό» για τη βέλτιστη και αποτελεσματική συνεργασία ενός event management συνεργάτη και μιας εταιρείας-πελάτη και, συγκεκριμένα, στο τρίπτυχο:

Ακούμε περισσότερο από όσο μιλάμε.Επιθυμούμε να προσφέρουμε περισσότερα από αυτά που περιμένουμε να λάβουμε.«Νιώθουμε» περισσότερο από όσο «σκεπτόμαστε».

Όσο για την Έλια Ηλιάδη, ξεκινά το σκεπτικό της από την παραδοχή ότι κάθε event, κάθε εταιρεία και κάθε πελάτης είναι μια διαφορετική και μοναδική οντότητα που συνέχεια αλλάζει και εξελίσσεται, καθώς προσαρμόζεται στις τρέχουσες ανάγκες. Όσο για τη δημιουργία μιας επιτυχημένης και δημιουργικής συνεργασίας:

Ξεκινά, όπως αναφέρει, με την κατανόηση των ξεχωριστών αναγκών κάθε stakeholder και τη συν-δημιουργία ενός κοινού στόχου.Στηρίζεται στην ανεμπόδιστη και σαφή επικοινωνία.Εξελίσσεται μέσα από την ανάπτυξη διαπροσωπικών σχέσεων, την εμπιστοσύνη και τον αμοιβαίο σεβασμό.Απογειώνεται μέσα από την ευελιξία, την προσαρμοστικότητα και την άμεση ανταπόκριση στην αλλαγή.

«Το μυστικό, όμως, για εμάς στην Εvent Plus, είναι η συνεργασία αυτή να συνεχίζεται και μετά τη λήξη του event, μέσα από τη διαδικασία αξιολόγησης και ανατροφοδότησης με κύριο στόχο τη βελτίωση κάθε επόμενης», περιγράφει και προσθέτει ότι τα στοιχεία αυτά η Event Plus τα καλλιεργεί και τα αναδεικνύει και, για αυτό, χτίζει συνεργασίες που έχουν διάρκεια στον χρόνο.

Sustainability: τάση ή mindset;
Στρατηγική – κλειδί θα είναι, το 2023, η βιωσιμότητα και η εταιρική υπευθυνότητα για τις εταιρείες event management, με τους planners να δίνουν προτεραιότητα σε eco-friendly και diversity & inclusion πρωτοβουλίες, προκειμένου να απαντήσουν στο επίκαιρο αίτημα των attendees, αναφέρει η InEvent. Επισημαίνει δε ότι, με αυτόν τον τρόπο, οι εταιρείες διοργάνωσης εκδηλώσεων καταφέρνουν να δημιουργούν εμπειρίες, οι οποίες όχι μόνο ψυχαγωγούν, αλλά έχουν και θετικό αντίκτυπο στην κοινωνία. Τη σημασία της ενσωμάτωσης της βιωσιμότητας στη διοργάνωση των εκδηλώσεων στην Ελλάδα εξαίρουν οι εταιρείες event management, καθώς αυτή εκφράζει, όπως αναφέρουν, τη γενικότερη τάση και ανάγκη, που παρατηρείται σε παγκόσμιο επίπεδο. «Η βιωσιμότητα έχει γίνει σταθερό κομμάτι της επιχειρηματικής στρατηγικής», υπογραμμίζει η Έλια Ηλιάδη, καθώς αυτή αντανακλά, όπως εξηγεί, την ευαισθησία του σύγχρονου επιχειρηματικού κόσμου σε θέματα περιβάλλοντος, κοινωνίας και ηθικής. «Η βιωσιμότητα δεν είναι στρατηγική, είναι mindset», τονίζει ο Βασίλης Μεντζελόπουλος και εξηγεί ότι «το κοινωνικό στοίχημα είναι να την ενσωματώσουμε στην ατομική μας ευθύνη ως πολίτες».

Best practices για βιώσιμα events
Υπάρχουν, ωστόσο, πρακτικές τις οποίες εφαρμόζουν οι εταιρείες του industry για να αναδείξουν το sustainable προφίλ τους; «Το carbon free περιβαλλοντικό αποτύπωμα, η χρήση ψηφιακής πληροφορίας και content σε physical events, η μετάβαση στην υβριδική εποχή μέσω hybrid/virtual events, συνέδρια, φεστιβάλ και εταιρικές εκδηλώσεις, είναι μερικές σημαντικές τακτικές και πρακτικές που δείχνουν ξεκάθαρα πως ολοένα και περισσότερες εταιρείες και brands κινούνται προς την κατεύθυνση της βιωσιμότητας», περιγράφει ο Γιάννης Γουρτζελάς.

Αναφέρει δε ότι, η Reason To επένδυσε χρόνο και δικούς της πόρους στην έρευνα και ανάπτυξη καινοτόμων εργαλείων για να υποδεχθεί τη νέα υβριδική εποχή στα events, πριν ακόμη την έλευση του κορωνοϊού, παρουσιάζοντας για πρώτη φορά virtual και hybrid παραγωγές σε διεθνή συνέδρια και events για εταιρείες όπως Coca Cola 3E, Παπαστράτος, Lamda Development κ.ά. Στο ίδιο μήκος κύματος και η Έλια Ηλιάδη, σημειώνει ότι οι βιώσιμες πρακτικές στον κλάδο εκφράζονται με πλειάδα τρόπων: «1. Περιβαλλοντική ευαισθησία με βιώσιμες επιλογές στη μεταφορά, ενέργεια, ανακύκλωση, μειώνοντας, με αυτόν τον τρόπο, το περιβαλλοντικό αποτύπωμα. 2. Κοινωνική υπευθυνότητα, καθώς, σε πολλές περιπτώσεις, οι εκδηλώσεις αναπτύσσουν πρωτοβουλίες που ενισχύουν και ενδυναμώνουν την τοπική κοινότητα. 3. Βιώσιμες υλοποιήσεις με γνώμονα την ελαχιστοποίηση των περιττών πόρων και την υιοθέτηση υλικών φιλικών προς το περιβάλλον. 4. Ευαισθητοποίηση του κοινού, που ανταποκρίνεται θετικά σε εκδηλώσεις που αποδεικνύουν τη δέσμευση στη βιωσιμότητα, γεγονός που ενισχύει την ανάγκη για βιώσιμες πρακτικές». Στην από κοινού δραστηριοποίηση των «παικτών» του κλάδου καλεί ο Βασίλης Μεντζελόπουλος ως βέλτιστη πρακτική για τη βιωσιμότητα. Συγκεκριμένα, αναφέρει ότι «εάν όλες οι εταιρείες έβαζαν, εκτός από τον επιχειρηματικό ή επικοινωνιακό στόχο σε οτιδήποτε κάνουν και έναν στόχο ελάχιστης ρύπανσης, κατανάλωσης και μέγιστης επικοινωνίας των σωστών μηνυμάτων, τότε ο κοινωνικός στόχος της βιωσιμότητας θα ήταν πιο άμεσα εφικτός».

Έλια Ηλιάδη, Sales & Marketing Director, Event Plus

«Immersive εμπειρίες και δυναμικό storytelling»
«Οι περισσότερες εταιρείες και brands έχουν κατανοήσει και αξιοποιούν επαρκώς τη δυναμική των events. Πιστεύω, μάλιστα, ότι θα συνεχίσουμε δυναμικά να δημιουργούμε όλο και περισσότερες immersive εμπειρίες, όπου το κάθε brand θα έχει την ευκαιρία να αφηγηθεί τη δική του ιστορία με πολύ δυναμικό τρόπο και να συνδεθεί με το κοινό που επιθυμεί. Από την εμπειρία μας, αυτά τα events μπορεί να είναι πολλών τύπων ανάλογα με τον στόχο και εκτείνονται από experiential brand activations έως πολύ μεγάλης εμβέλειας launch events, press experiences, pop-up events και άλλα».

Βασίλης Μεντζελόπουλος MSc, Διευθύνων Σύμβουλος, Amuse

«Βιωσιμότητα όχι στα λόγια, αλλά στην πράξη»
«Είμαι πολύ περήφανος που, στην Amuse, υιοθετούμε πρακτικές βιωσιμότητας για την υπεύθυνη κατανάλωση υλικών εδώ και αρκετά χρόνια -μια από αυτές είναι ότι εφαρμόζουμε zero plastic policy στα γραφεία μας και σε όλες τις διοργανώσεις με πελάτες που και αυτοί έχουν το ίδιο mindset. Πιστεύω ότι κάθε οργανισμός και κάθε εταιρεία του κλάδου μας πρέπει να μας ακολουθήσει σε μια ή περισσότερες εφαρμοσμένες πρακτικές. Φανταστείτε να μπορούσαμε ο καθένας μας να επηρεάσει μόνο μερικούς ανθρώπους γύρω του, τότε συγκεκριμένες πρακτικές θα διαχέονταν σε κάθε σπίτι. Και τότε η βιωσιμότητα δεν θα ήταν στα λόγια, αλλά στην πράξη».

Γιάννης Γουρτζελάς, Founder & Managing Director, Reason To

«Εμπιστοσύνη, καινοτομία, κοινό όραμα και κουλτούρα»
«Η εμπιστοσύνη είναι το πιο σημαντικό στοιχείο που χρειάζεται να διέπει τη σχέση αγοραστή-πωλητή σε κάθε εμπορική σχέση και συναλλαγή. Στη δουλειά μας, η καινοτομία, η έρευνα και ο σχεδιασμός, η τεχνολογική εξέλιξη και, προφανώς, η άριστη γνώση της αγοράς και των διεθνών τάσεων και αναγκών των καταναλωτών, είναι επίσης σημαντικά assets για να εμπιστευτεί μια εταιρεία ή brand ένα event agency. Πολύ σημαντικό στοιχείο, επίσης, είναι να υπάρχει κοινό όραμα, φιλοσοφία και κουλτούρα της εταιρείας / brand με το agency, ώστε δημιουργικά να συστρατεύονται τα δυο σχήματα και να υπηρετούν έναν κοινό στόχο».

Γιώργος Παπαζαφειρόπουλος, Managing Director, The Magic Bus

«Κάθε event προσφέρει δυνατότητες για eco-friendly πρακτικές»
«Πλέον, στην πλειονότητα των events, παρατηρούμε την προσπάθεια για ελαχιστοποίηση του περιβαλλοντικού αποτυπώματος εταιρειών και brands, με ενέργειες όπως μη χρήση πλαστικού, χρήση βιώσιμων, επαναχρησιμοποιούμενων, ανακυκλώσιμων υλικών και άλλες, ανάλογα πάντα με το είδος και τη φύση κάθε εκδήλωσης. Κάθε event έχει τις ιδιαιτερότητές του και προσφέρει τις αντίστοιχες δυνατότητες και ευκαιρίες να εφαρμοστούν φιλικές προς το περιβάλλον πρακτικές. Και σε αυτό το πεδίο, κάποια brands εφαρμόζουν τακτικές με πλάνο και συνέπεια, ενώ κάποια άλλα τις εφαρμόζουν ευκαιριακά, απλά ακολουθώντας την τάση της εποχής».