Πώς να αποφύγετε τη λεγόμενη «δουλειά για τη δουλειά» και να κάνετε την ομάδα σας πιο παραγωγική

Το ξέρατε ότι οι εργαζόμενοι ξοδεύουν το 60% του χρόνου τους στη λεγόμενη «δουλειά για τη δουλειά», δηλαδή στο να συζητούν, να συσκέπτονται και να προγραμματίζουν τις εργασίες που έχουν να κάνουν;

Με αφορμή αυτό το συγκλονιστικό εύρημα του Asana Anatomy of Work Index, η πλατφόρμα e-learning TalentLMS της εταιρείας Epignosis μίλησε με δεκάδες «γκουρού» της παραγωγικότητας σε όλον τον κόσμο: οι 36 από τους 37 ειδικούς συμφωνούν ότι πρόκειται για μια δεξιότητα που, όπως κάθε άλλη, μπορεί να κατακτηθεί με το σωστό training.

Οι ειδικοί ανά τον κόσμο δίνουν τις εξής 15 συμβουλές για να κάνετε φέτος την ομάδα σας πιο παραγωγική:

– Σχεδιάστε από το μηδέν ένα «σύστημα παραγωγικότητας» το οποίο θα χρησιμοποιεί όλη η ομάδα. Μπορεί να είναι μια αναφορά με μετρήσιμους δείκτες (KPIs), ένα φύλλο excel ή μια αυτο-αξιολόγηση των υπαλλήλων.

– Προσαρμόστε το “σύστημα παραγωγικότητας” στις ανάγκες της εταιρείας σας και εντάξτε την παραγωγικότητα στο πρόγραμμα εκπαίδευσης των υπαλλήλων.

– Πάρτε χαρτί και μολύβι. Οι χειρόγραφες λίστες προτεραιοτήτων είναι μια απλή μέθοδος αύξησης της παραγωγικότητας.

– Αρχίστε να καταγράφετε τους χρόνους σας (time tracking), ώστε να γνωρίζετε πού και πώς δαπανώνται οι ώρες εργασίες του προσωπικού σας καθημερινά.

– Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους σας στην χρήση εργαλείων και εφαρμογών παραγωγικότητας.

– Δημιουργήστε νέες συνήθειες στον χώρο εργασίας. Για παράδειγμα, ξεκινώντας την ημέρα με μια συγκεκριμένη playlist ή επιλέγοντας έναν συγκεκριμένο χώρο για να κάνετε τη δουλειά σας, στέλνετε στον εγκέφαλο «σήμα» να ξεκινήσει τη δουλειά.

– Εξερευνήστε διάφορες μεθόδους εκπαίδευσης της ομάδας σας στην παραγωγικότητα. Για παράδειγμα με online μαθήματα μέσω κάποιου LMS (learning management system) ή κάνοντας μέντορες παραγωγικότητας τους πιο παραγωγικούς σας υπαλλήλους.

– Υιοθετήστε τον κανόνα της ιεράρχησης στο ωράριό σας, ξεκινώντας την ημέρα πάντοτε με τις εργασίες πρώτης προτεραιότητας.

– Ξεχάστε το multitasking, υιοθετήστε το monotasking. Έρευνες δείχνουν ότι το multitasking μειώνει την παραγωγικότητα, προκαλεί βλάβες στον εγκέφαλο και αυξάνει το στρες.

– Βελτιώστε την επικοινωνία σε επίπεδο τμημάτων, ομάδων και τομέων για να αυξήσετε την απόδοση και παράλληλα να μειώσετε το άγχος και την πιθανότητα λαθών.

– Μειώστε τη συχνότητα και διάρκεια των meetings. Οι συσκέψεις φέρνουν συνήθως τα αντίθετα από τα επιθυμητά αποτελέσματα, διακόπτοντας τη ροή των εργασιών και επιδρώντας αρνητικά στην παραγωγικότητα.

– Περιορίστε τους περισπασμούς στον χώρο εργασίας. Στατιστικά, μετά από κάθε διακοπή απαιτούνται 23 λεπτά για να επανέλθει ο εγκέφαλος στα ίδια επίπεδα συγκέντρωσης.

– Προωθήστε την εξ αποστάσεως εργασία. Η εργασία εκτός γραφείου συνδέεται με υψηλότερη παραγωγικότητα, ενώ έρευνα του TalentLMS αποκάλυψε ότι το 90% των υπαλλήλων πιστεύουν ότι είναι πιο παραγωγικοί όταν εργάζονται από το σπίτι τους.

– Εκπαιδεύστε το προσωπικό σας στο “τυφλό σύστημα” δακτυλογράφησης, τη χρήση shortcuts και τη χρήση εργαλείων σύνταξης.

– Κάντε εβδομαδιαίες αξιολογήσεις και αναφορές παραγωγικότητας, προκειμένου να προωθήσετε ό,τι αυξάνει την απόδοση και να περιορίσετε ό,τι ρίχνει την παραγωγικότητα.